Compreender os contactos

No Flexmail, um contacto corresponde a um endereço de e-mail único. Não pode adicionar o mesmo endereço duas vezes — isto é intencional. Trabalhar a partir de uma base de dados única e sem duplicados significa que os dados de contacto se mantêm precisos e consistentes, e sabe sempre exatamente para quem está a enviar.

Cada registo de contacto pode conter um conjunto de dados. Quanto mais completos forem os contactos, mais pode personalizar e segmentar as campanhas.

Do que é constituído um contacto

Campos predefinidos

Cada contacto tem cinco campos predefinidos disponíveis em todas as contas Flexmail:

Endereço de e-mail, o identificador único de cada contacto e o único campo obrigatório.
Primeiro nome.
Nome.
Idioma, o idioma em que o contacto recebe os e-mails e visualiza os formulários e a página de perfil.
Fonte, de onde veio o contacto, obrigatória para documentação RGPD.

Estes campos são automaticamente traduzidos para todos os idiomas de comunicação selecionados, para que os contactos vejam sempre as etiquetas dos campos no próprio idioma na página de perfil.

Campos personalizados

Os campos personalizados permitem armazenar qualquer informação adicional relevante para o negócio — nome da empresa, data de nascimento, plano de subscrição, região, nível de fidelidade, entre outros. Cria-os e pode usá-los para segmentação, personalização, formulários e fluxos de trabalho de automatização. Com uma subscrição Start, pode criar até 5 campos personalizados; o Essential permite até 25, o Pro até 50 e o Premium até 100.

Interesses

Os interesses são etiquetas que indicam o que um contacto quer receber ou com que se envolveu. Podem ser atribuídos durante a importação, através de formulários de opt-in, pelo rastreamento de ligações em campanhas ou através de fluxos de trabalho. Os contactos também podem gerir os próprios interesses públicos na página de perfil.

Estado

Cada contacto tem um estado que determina se o Flexmail enviará campanhas para ele. O estado é um de três valores: confirmado, não confirmado ou na lista negra.

Data de adição

A data e hora em que o contacto foi adicionado pela primeira vez à conta. É definida automaticamente e não pode ser alterada. Pode usá-la na segmentação — por exemplo, para direcionar contactos que aderiram nos últimos 30 dias.

Segmentos

A página de detalhes de cada contacto mostra os segmentos a que pertencem atualmente. Atualiza-se automaticamente à medida que os dados do contacto mudam, para que tenha sempre uma visão precisa de como estão agrupados.

Estados do contacto

Confirmado

Os contactos confirmados estão ativos e podem receber as campanhas. Este é o grupo principal onde vive o público enviável.

Um contacto fica confirmado quando clica na ligação de confirmação num e-mail de opt-in, quando é importado (as importações criam sempre contactos confirmados) ou quando é adicionado manualmente.

Não confirmado

Os contactos não confirmados preencheram um dos formulários de opt-in mas ainda não clicaram na ligação de confirmação no e-mail que o Flexmail lhes enviou. Não fazem parte do público ativo e não podem receber campanhas.

O Flexmail usa sempre o double opt-in. Quando alguém submete um formulário, recebe primeiro um e-mail de confirmação. Só após clicar na ligação nesse e-mail passa para o estado confirmado. Isto fornece consentimento documentado para cada contacto da lista.

Dica de suporte Se um contacto preencheu o formulário mas nunca confirmou, verifique se o e-mail de confirmação de opt-in está a chegar. Certifique-se de que o endereço de remetente está validado e não está a ser filtrado como spam pelo fornecedor de e-mail.

Na lista negra

Os contactos na lista negra não podem receber campanhas da conta. Um contacto acaba na lista negra por várias razões possíveis:

Clicou na ligação de cancelamento de subscrição num dos e-mails.
Submeteu uma queixa de spam.
O endereço de e-mail sofreu um hard bounce.
Foi adicionado manualmente ou importado diretamente para a lista negra.

O Flexmail ignora automaticamente os endereços na lista negra em cada envio de campanha, mesmo que um endereço na lista negra apareça num segmento selecionado. Consulte "A lista negra" para orientação completa sobre como gerir contactos na lista negra.

RGPD Os contactos na lista negra representam pessoas que disseram explicitamente que não querem os e-mails, ou cujo endereço é tecnicamente inválido. Manter a lista negra intacta é um requisito do RGPD. Não pode simplesmente remover contactos dela para lhes enviar e-mails novamente.

A lista de contactos

Vá a Contactos e depois a Todos os contactos. Encontrará três separadores — Confirmados, Não confirmados e Na lista negra — cada um correspondendo a um estado. Cada separador mostra o endereço de e-mail do contacto, o nome, a data de adição e o idioma. O separador Na lista negra também mostra o motivo e a data de entrada na lista negra.

Clique no nome de qualquer contacto para abrir a página de detalhes, que mostra todos os valores dos campos, interesses, historial de estado, fontes e dados de interação com campanhas.

Erros comuns a evitar

Não configurar os dados do contacto antes de importar

Os campos personalizados precisam de existir antes de importar contactos. Se importar primeiro e criar campos depois, terá de reimportar ou atualizar manualmente cada registo para preencher os dados em falta. Planeie a estrutura da base de dados antes da primeira importação.

Tratar o idioma e a fonte como opcionais

Tanto o idioma como a fonte parecem administrativos, mas têm uma função real. O idioma controla o que os contactos veem na página de cancelamento de subscrição e na página de perfil. A fonte é o registo de auditoria RGPD. Deixá-los vazios torna a base de dados mais difícil de gerir e mais fraca do ponto de vista da conformidade.

Confundir interesses com segmentos

Os interesses são etiquetas armazenadas no contacto, que indicam o que querem receber ou com que se envolveram. Os segmentos são consultas dinâmicas baseadas em qualquer dado do contacto, incluindo interesses. Um interesse é algo que um contacto tem. Um segmento é um grupo que define. Funcionam juntos mas servem propósitos diferentes.

Tentar confirmar manualmente contactos não confirmados

Não há forma de mudar manualmente um contacto de não confirmado para confirmado. O contacto precisa de clicar na ligação de confirmação por si próprio. Se alguém ficou preso como não confirmado, a abordagem correta é direcioná-lo para resubmeter o formulário de opt-in ou usar uma ligação direta para o formulário.

Eliminar contactos não confirmados em vez de os deixar

Os contactos não confirmados não contam para o limite de contactos ativos e não recebem campanhas. Não há problema em deixá-los. Eliminá-los remove qualquer registo de que tentaram subscrever, o que pode complicar as coisas se entrarem em contacto mais tarde.

Eliminar um contacto em vez de o colocar na lista negra

Eliminar um contacto remove todos os dados, incluindo o registo de que alguma vez esteve na base de dados. Se alguém cancelou a subscrição ou não quer mais receber e-mails, coloque-o na lista negra em vez de o eliminar para manter um registo permanente da preferência.

Próximos passos

Consulte "Adicionar contactos" para saber como introduzir contactos na conta.
Consulte "Campos de contacto" para saber como configurar campos predefinidos e personalizados.
Consulte "A lista negra" para saber como gerir contactos na lista negra e compreender as implicações do RGPD.
Consulte "Começar com interesses" para saber como os interesses funcionam e como usá-los para segmentação.