Compreender os contactos

No Flexmail, um contacto corresponde a um endereço de e-mail único. Não pode adicionar o mesmo endereço duas vezes, isto é intencional. Trabalhar a partir de uma base de dados única e sem duplicados significa que os dados de contacto se mantêm precisos e consistentes, e sabe sempre exatamente para quem está a enviar.

Do que é constituído um contacto

Campos predefinidos

Cada contacto tem cinco campos predefinidos disponíveis em todas as contas Flexmail:

• Endereço de e-mail, o identificador único de cada contacto e o único campo obrigatório.
• Primeiro nome.
• Nome.
• Idioma, o idioma em que o contacto recebe os e-mails e visualiza os formulários e a página de perfil.
• Fonte, de onde veio o contacto, necessária para documentação do RGPD.

Estes campos são automaticamente traduzidos para todos os idiomas de comunicação selecionados, para que os contactos vejam sempre as etiquetas dos campos no próprio idioma na página de perfil.

Campos personalizados

Os campos personalizados permitem guardar informações adicionais relevantes para o seu negócio: nome da empresa, data de nascimento, plano de subscrição, região, nível de fidelidade e outros dados semelhantes. Cria-os por sua conta e pode usá-los para segmentação, personalização, formulários e fluxos de trabalho de automatização. Com um plano Start, pode criar até 5 campos personalizados; o Essential permite até 25, o Pro até 50 e o Premium até 100.

Interesses

Os interesses são etiquetas que indicam o que um contacto quer receber ou com o que interagiu. Podem ser atribuídos durante uma importação, através de formulários de opt-in, por rastreio de links em campanhas ou através de fluxos de trabalho. Os contactos também podem gerir os próprios interesses públicos na página de perfil.

Estado

Cada contacto tem um estado que determina se o Flexmail envia campanhas para ele. O estado tem um de três valores: confirmado, não confirmado ou na lista negra.

Data de adição

A data e hora em que o contacto foi adicionado pela primeira vez à conta. Este valor é definido automaticamente e não pode ser alterado. Pode usá-lo na segmentação, por exemplo, para direcionar contactos adicionados nos últimos 30 dias.

Consentimento de rastreio de aberturas

Cada contacto tem um campo de consentimento de rastreio de aberturas com um de três valores: "Sim", "Não" ou "Não definido". O campo está sempre visível, mesmo que não tenha ativado a política de consentimento. Um "Não" explícito mantém o contacto sem pixel de rastreio, mesmo sem uma política ativa. Não pode editar o campo no registo do contacto. O valor vem através de um formulário de opt-in, da página de perfil (acedida pelo link de rodapé), de uma importação, da API ou quando adiciona um contacto manualmente (nesse caso é sempre "Não definido").

O registo de consentimento mostra, por cada alteração, a hora (em UTC), o novo valor, a fonte da escolha e uma nota curta. As fontes são: Opt-in form, Campaign, Profile page, API, Import e Manual. Os contactos anteriores a esta funcionalidade não têm histórico e mostram uma mensagem a indicar que não há histórico disponível.

Consulte as Definições de rastreio para obter explicações sobre a política de consentimento.

Segmentos

A página de detalhes de cada contacto mostra os segmentos a que pertence atualmente. Esta informação atualiza-se automaticamente à medida que os dados do contacto mudam, para que tenha sempre uma visão precisa de como os contactos estão agrupados.

Estados do contacto

Confirmado

Os contactos confirmados estão ativos e podem receber as suas campanhas. Este é o grupo principal que constitui o público para envio.

Um contacto fica confirmado quando clica no link de confirmação num e-mail de opt-in, quando o importa (as importações criam sempre contactos confirmados) ou quando o adiciona manualmente.

Não confirmado

Os contactos não confirmados preencheram um dos seus formulários de opt-in, mas ainda não clicaram no link de confirmação no e-mail enviado pelo Flexmail. Não fazem parte do público ativo e não podem receber campanhas.

O Flexmail usa sempre duplo opt-in. Quando alguém envia um formulário, recebe primeiro um e-mail de confirmação. Apenas após clicar no link desse e-mail passa para o estado confirmado. Desta forma, obtém consentimento documentado para cada contacto na sua lista.

Na lista negra

Os contactos na lista negra não podem receber qualquer campanha da sua conta. Um contacto acaba na lista negra por vários motivos possíveis:

• Clicou no link de cancelamento de subscrição num dos seus e-mails.
• Apresentou uma queixa de spam.
• O endereço de e-mail gerou um hard bounce.
• Adicionou-o manualmente ou importou-o para a lista negra.

O Flexmail ignora automaticamente os endereços na lista negra em cada envio de campanha, mesmo que um endereço na lista negra esteja presente num segmento que tenha selecionado. Consulte "A lista negra" para consultar todas as instruções de gestão de contactos na lista negra.

A vista geral de contactos

Aceda a Contactos e depois a Todos os contactos. Encontrará três separadores: Confirmados, Não confirmados e Na lista negra, cada um correspondente a um estado. Cada separador mostra o endereço de e-mail, o nome, a data de adição e o idioma do contacto. O separador Na lista negra mostra também o motivo e a data de colocação na lista negra.

Clique no nome de um contacto para abrir a página de detalhes, onde são apresentados todos os valores dos campos, interesses, histórico de estado, fontes e dados de interação com campanhas.

Erros comuns a evitar

Não configurar os dados do contacto antes da importação

Os campos personalizados precisam de existir antes de importar contactos. Se importar primeiro e criar os campos mais tarde, terá de voltar a importar cada registo ou atualizá-lo manualmente para preencher os dados em falta. Planeie a estrutura da base de dados antes da primeira importação.

Tratar o idioma e a fonte como opcionais

O idioma e a fonte parecem tarefas administrativas, mas desempenham uma função real. O idioma determina o que os contactos veem na página de cancelamento de subscrição e na página de perfil. A fonte é o seu registo de auditoria para o RGPD. Deixar estes campos vazios torna a base de dados mais difícil de gerir e mais frágil sob a perspetiva da conformidade.

Confundir interesses com segmentos

Os interesses são etiquetas guardadas no contacto que indicam o que pretendem receber ou com o que interagiram. Os segmentos são consultas dinâmicas com base em todos os dados do contacto, incluindo interesses. Um interesse é algo que um contacto tem. Um segmento é um grupo que define. Funcionam em conjunto, mas têm finalidades distintas.

Tentar confirmar contactos não confirmados manualmente

Não é possível mudar manualmente um contacto de não confirmado para confirmado. O próprio contacto tem de clicar no link de confirmação. Se alguém permanecer como não confirmado, a abordagem correta passa por pedir para submeter o formulário de opt-in novamente ou usar um link direto para o formulário.

Eliminar contactos não confirmados em vez de os manter

Os contactos não confirmados não contam para o seu limite de contactos ativos e não recebem campanhas. Não há qualquer inconveniente em mantê-los. Eliminá-los remove qualquer registo da tentativa de subscrição, o que pode causar complicações mais tarde se entrarem em contacto.

Eliminar um contacto em vez de o colocar na lista negra

Eliminar um contacto remove todos os dados, incluindo o facto de alguma vez ter feito parte da base de dados. Se alguém cancelou a subscrição ou não pretende voltar a enviar-lhe e-mails, coloque o contacto na lista negra em vez de o eliminar, para manter um registo permanente da sua preferência.

Passos seguintes

• Consulte "Adicionar contactos" para obter informações sobre como introduzir contactos na sua conta.
• Consulte "Campos de contacto" para obter informações sobre a configuração de campos predefinidos e personalizados.
• Consulte "A lista negra" para obter informações sobre a gestão de contactos na lista negra e compreender as implicações do RGPD.
• Consulte "Começar a trabalhar com interesses" para obter informações sobre como funcionam os interesses e como os pode utilizar na segmentação.