Como recolho o consentimento para open tracking?

Quando a política de consentimento de open tracking está ativa, apenas os contactos que deram consentimento explícito são monitorizados. Este manual explica como recolhe esse consentimento: para novas inscrições, através da página de perfil, através dos seus próprios sistemas e para contactos que vêm de outra plataforma.

Para mais explicações sobre a política de consentimento em si, consulte Definições de tracking.

Porquê um consentimento em separado para o open tracking?

Quem subscreve os seus e-mails dá autorização para receber e-mails. O open tracking é uma finalidade distinta: registar se e quando alguém abre um e-mail. Em alguns países, como França e Itália, é obrigatório ter um consentimento separado para isso. A decisão de ativar a política de consentimento de open tracking cabe a si, tendo em conta os países onde opera e a sua própria avaliação jurídica. Consulte Definições de tracking.

Se ativar a política, o contacto passa a ter a opção de receber e-mails sem pixel de rastreio. Trata-se de uma escolha válida. Esses contactos continuam a receber as suas campanhas normalmente. Se ainda assim quiser avaliar o desempenho dos seus e-mails, pode pedir o consentimento utilizando os métodos descritos abaixo.

Os três valores e a origem de uma escolha

Cada contacto tem um campo de consentimento de open tracking com um de três valores: Sim, Não ou Não definido. O registo de consentimento na ficha do contacto mostra, para cada alteração, a data e hora (em UTC), o novo valor, a origem da escolha e uma breve nota.

A origem da escolha não é o mesmo que a origem do próprio contacto (consulte Sobre fontes). Para o consentimento, o Flexmail tem seis origens fixas: formulário de opt-in, campanha, página de perfil, API, importação e manual.

Aplicam-se sempre duas regras:

Um "Não" explícito não pode ser substituído por uma importação, uma chamada de API ou outra fonte externa. Apenas o próprio destinatário pode alterá-lo.
Um valor vazio nunca substitui um "Sim" ou "Não" existente. Um valor vazio não constitui uma escolha.

1. Através do formulário de opt-in (novas inscrições)

Assim que ativa a política de consentimento, o Flexmail adiciona de forma automática uma caixa de seleção de consentimento de rastreio aos formulários de opt-in criados no Flexmail, segundo o princípio do melhor esforço. Os formulários criados após a ativação recebem a caixa de seleção de imediato. Não precisa de fazer nada. A caixa de seleção não é apresentada se o open tracking estiver desativado, mesmo com a política ativa.

A caixa de seleção vem desmarcada por defeito, não pode ser pré-selecionada e não pode ser removida enquanto a política estiver ativa. O texto é fornecido pelo Flexmail e não pode ser editado:

Permita-nos saber quando abre os nossos e-mails Utilizamos uma imagem pequena e invisível no e-mail (designada pixel de rastreio) para registar a data e hora em que abre a mensagem. Isto ajuda-nos a perceber que e-mails lhe são úteis. Esta opção é facultativa: se não selecionar a caixa, continuará a receber os nossos e-mails com normalidade, mas sem este rastreio.

Quem se inscrever sem marcar a caixa de seleção é adicionado como contacto normal, ficando o consentimento de open tracking definido como "Não". Marcar a caixa de seleção define o valor como "Sim". Ambas as escolhas recebem a origem "formulário de opt-in".

Atenção: como os formulários do Flexmail utilizam duplo opt-in, a escolha só fica registada no momento em que o contacto confirma a mensagem de e-mail de confirmação. Uma inscrição que nunca seja confirmada não regista qualquer consentimento.

Um contacto existente que se inscreve novamente

Se um contacto já existente se registar de novo através de um formulário de opt-in, terá de confirmar a inscrição outra vez através do e-mail de confirmação. Até essa confirmação acontecer, o valor atual, o comportamento do pixel e o registo de consentimento permanecem inalterados.

O valor pode mudar de "Sim" para "Não" e de "Não" para "Sim". Um contacto que tenha "Sim" e não assinale a caixa numa nova inscrição passará a ter "Não".
Só é criada uma nova entrada de registo se o valor for diferente do valor atual.
O valor nunca reverte para "Não definido". Uma inscrição sem informação sobre a caixa de seleção mantém inalterado o valor atual.

Um formulário copiado para o seu próprio site

Se copiou o HTML de um formulário para o seu próprio site, de forma independente do script, essa versão é uma cópia estática do formulário tal como existia no momento da cópia. A cópia não acompanha alterações posteriores à sua política. Caso pretenda incluir a caixa de seleção nessa cópia, volte a copiar o código do formulário depois de ativar a política.

As inscrições recebidas através dessa cópia são processadas da mesma forma que todas as outras: se a inscrição incluir um valor de consentimento de rastreio, o Flexmail processa-o. Se não incluir nenhum valor, um novo contacto recebe o estado "Não definido" e um contacto já existente mantém o valor atual. Neste caso, não é registada nenhuma recusa.

2. Através da página de perfil (gestão pelo próprio destinatário)

Os e-mails que utilizam o rodapé padrão do Flexmail, onde consta a ligação de cancelamento de subscrição ou a ligação de perfil, incluem uma ligação com o texto "Gerir preferências de rastreio". A ligação abre a página de perfil do destinatário. Aí, o destinatário escolhe se quer receber e-mails com ou sem open tracking. Recusar não impede a receção de e-mails. Consulte A página de perfil do destinatário abaixo.

3. Através da API ou Zapier (os seus próprios sistemas)

Se faz a gestão dos seus contactos num CRM ou num formulário próprio, pode enviar o consentimento através da API:

API de contactos: os endpoints para criar, atualizar e consultar suportam o campo com os valores Yes, No e Not set. Tem de indicar uma marca temporal (timestamp). O Flexmail guarda esse dado como a data original declarada e regista separadamente quando o pedido foi recebido no sistema. Marcas temporais no futuro ou anteriores à criação do contacto são rejeitadas.
API de opt-in: pode enviar um parâmetro opcional de consentimento de rastreio. Como a chamada aciona um e-mail de confirmação de duplo opt-in, a escolha só é gravada e datada quando o contacto confirma. Se omitir o parâmetro, o novo contacto recebe o valor "Not set" e não "No", visto que a API não garante que o contacto foi questionado sobre o rastreio. Deve guardar o texto do formulário que apresentou ao contacto.
Regras: o valor "No" é sempre aplicado e conta como revogação explícita. O envio de "Yes" para um contacto que já tenha "No" é rejeitado. O envio de "Not set" para quem já tenha "Yes" ou "No" também é rejeitado. Pedidos inválidos devolvem uma mensagem de erro clara.
Origem: qualquer alteração feita por API recebe a origem "API". Não é possível alterar esta indicação manualmente. Integrações via Zapier também são registadas como "API".
Webhooks: sempre que ocorre uma alteração no consentimento, o Flexmail envia um evento de webhook com o valor anterior, o novo valor, a data e hora e a respetiva origem.
A API guarda os valores mesmo que a política esteja inativa ou o open tracking esteja desligado. O valor "Yes" ou "Not set" só produz efeitos práticos quando a política for ativada, enquanto um "No" explícito entra logo em vigor se o open tracking estiver ligado.

Atenção: o Flexmail não consegue verificar a validade de consentimentos enviados por API ou importação. A responsabilidade permanece sua, tal como indicado na documentação do produto.

Contactos existentes de outra plataforma

Ao importar contactos que já tenham dado consentimento noutra plataforma, pode incluir esse consentimento no ficheiro de importação.

O que o Flexmail consegue e não consegue validar

O Flexmail não tem como confirmar a autenticidade de consentimentos recolhidos fora da plataforma. Ao indicar que tem consentimento, assume, como administrador de conta, a responsabilidade de que essa autorização é válida e comprovável. O Flexmail regista a importação como origem, mas não pode auditar o conteúdo ou a validade desse consentimento.

Ao importar uma lista de contactos, pode indicar o consentimento de rastreio de duas formas. O Flexmail processa o campo de consentimento em todas as circunstâncias, mesmo com a política de consentimento inativa ou com o open tracking desligado.

Através de uma coluna de consentimento no seu ficheiro.

No mapeamento de campos, associe a coluna ao campo "Consentimento de open tracking". Encontra-o junto aos campos de contacto. O processamento funciona da seguinte forma por linha:

Pode utilizar "Yes", "No" e "Not set", em maiúsculas ou minúsculas. Espaços antes ou depois do valor são desconsiderados.
Uma célula vazia não tem valor: um novo contacto começa como "Not set" e um contacto existente mantém o consentimento que já tinha. Não recebe nenhuma mensagem de erro por isso.
Qualquer valor diferente de "Yes", "No" ou "Not set" provoca a rejeição da linha inteira. O contacto não é criado nem atualizado. Essa linha constará no ficheiro de erros da importação, juntamente com o valor original do seu ficheiro. As restantes linhas continuam a ser importadas.
"Yes" ou "No" é atribuído a contactos que estejam como "Not set". O valor "No" também é aplicado a contactos que tenham "Yes". Um valor que coincida com o estado atual não altera nada.
O valor "Yes" enviado para um contacto com "No" explícito, ou o valor "Not set" para quem tenha "Yes" ou "No", não são aplicados. O consentimento permanece inalterado. O restante conteúdo da linha é importado normalmente e a linha conta como importada com sucesso.
Se o mesmo contacto surgir em várias linhas com valores diferentes, prevalece o valor "No".

Através do passo de importação dedicado.

Se não mapear uma coluna de consentimento, o assistente de importação apresenta um passo específico para esse efeito, a seguir ao passo de origem e idioma e antes dos interesses. Este passo surge mesmo com a política de consentimento desativada, surgindo nesse caso um aviso de que a política ainda não se encontra ativa. Pode escolher uma de duas opções:

Importar sem consentimento de rastreio (padrão): novos contactos ficam como "Not set" e os contactos já existentes mantêm o seu estado atual.
Importar com consentimento de rastreio: só fica disponível se confirmar de forma explícita que possui consentimento válido e comprovado fora do Flexmail, e que o Flexmail não tem como validar essa informação. Todos os contactos do ficheiro que não tenham um "No" explícito passam a "Yes". Contactos com um "No" explícito mantêm essa opção.

Atenção: no passo de importação dedicado só pode definir "Yes", nunca "No". Se quiser importar contactos com uma recusa explícita, utilize uma coluna de consentimento no seu ficheiro.

Atenção: definir um "No" explícito por importação elimina permanentemente os registos individuais de abertura desse contacto, mesmo se a política estiver inativa ou o open tracking desligado. O ecrã de análise mostra quantos contactos têm "No" e alerta para esta eliminação antes de avançar com a importação.

O que vê após a importação

Após a análise, o Flexmail mostra quantos contactos têm um valor de consentimento inválido. Esses registos surgem na contagem de contactos inválidos e no ficheiro que pode descarregar.

Terminada a importação e a eliminação do histórico de aberturas, recebe o e-mail de relatório "Your import is ready". A mensagem indica:

no bloco "Warnings and errors": quantas linhas têm valores de consentimento inválidos (também incluídas no total de linhas com dados inválidos e na opção "Download all rows with invalid data")
num bloco "Open tracking consent": quantos novos contactos foram criados como "Not set", quantos contactos passaram a "Yes", quantos mantiveram o valor "No" e quantos contactos passaram a "No", com a consequente eliminação permanente do seu histórico de aberturas

As linhas informativas só aparecem se a respetiva contagem for superior a zero.

Cada mudança de consentimento motivada pela importação gera uma linha no registo de consentimento com a origem "Import". O texto da nota é "Imported via consent column" perante um valor preenchido na coluna mapeada (mesmo "Not set"), "Bulk import confirmation" ao selecionar "Importar com consentimento de rastreio" e "Imported without consent confirmation" perante células vazias ou ausência de mapeamento da coluna de consentimento.

O que deve importar para contactos existentes: "Yes", "No" ou "Not set"?

A escolha entre "Yes", "No" e "Not set" na importação traz consequências reais. Afeta a forma como o Flexmail gere os dados históricos de abertura e tem impacto no seu enquadramento jurídico.

Importar "Yes" significa declarar que esses contactos deram autorização comprovável para o open tracking. Esta opção só deve ser usada se tiver recolhido, documentado e puder comprovar esse consentimento.

Importar "Not set" significa que não há registo de consentimento associado. Contactos marcados como "Not set" não recebem o pixel de rastreio enquanto a política estiver ativa, mas os seus dados históricos de abertura continuam guardados.

Importar "No" significa fixar uma recusa formal. Contactos com "No" deixam de receber o pixel e os seus registos históricos de abertura são apagados de forma permanente. Trata-se da opção mais drástica, mas é também a mais transparente caso nunca tenha pedido esse consentimento.

Quando deve ponderar a importação com "No"?

Se tem contactos em França ou Itália aos quais nunca deu conhecimento sobre o open tracking, ou caso o período de transição tenha terminado sem que tenha tomado medidas, a base jurídica dos dados históricos de abertura desses destinatários torna-se frágil. Nessa situação, importar com "No" é o caminho mais transparente: reconhece a ausência de consentimento válido e apaga os dados recolhidos sem essa autorização.

Esta ação tem impacto direto na conta, uma vez que a eliminação dos dados não pode ser revertida.

Support tip: o Flexmail fornece as ferramentas técnicas para registar o consentimento e gerir os dados históricos de forma adequada. O valor indicado para o seu caso varia consoante os consentimentos prévios que reuniu e o nível de transparência adotado com a sua base de dados. Fale com a sua equipa jurídica ou DPO antes de selecionar a opção pretendida.

Qualquer exportação de contactos inclui automaticamente o campo de consentimento de open tracking (Yes / No / Not set) e a data de criação do contacto no Flexmail. Não tem de configurar nada. Os nomes das colunas e os valores correspondem aos do ficheiro de importação. Assim, identifica facilmente quem aceitou, quem recusou e quem ainda não manifestou uma escolha.

Checklist: tudo pronto para cumprir as regras de consentimento de open tracking?

Utilize esta lista como guia de verificação. Cada ponto representa uma ação recomendada antes de atingir o prazo limite.

☐ A política de consentimento de open tracking está ativa em Definições > Tracking
☐ Os formulários de opt-in incluem a caixa de seleção de consentimento de rastreio (isto aplica-se de forma automática aos formulários de opt-in padrão, mas convém verificar o resultado nas páginas do seu site)
☐ Sei que os contactos sem escolha registada permanecem como "Not set" e não recebem o pixel de rastreio
☐ Confirmei que os contactos recebidos por importação têm o estado configurado de forma correta

Passos seguintes

Como interpretar os relatórios com a política de consentimento ativa?: alterações nas taxas de abertura, taxas de clique e CTOR
Definições de tracking: visão geral das configurações e das suas combinações