Sobre fontes
Uma fonte indica como um contacto chegou à sua base de dados. É um campo obrigatório para cada contacto no Flexmail e não é apenas um detalhe administrativo. Ao abrigo do RGPD, tem de ser capaz de mostrar de onde provêm os dados pessoais de um contacto se este exercer o seu direito de acesso.
Como as fontes são atribuídas
Através de um formulário opt-in
Quando um contacto se inscreve através de um dos seus formulários opt-in, o Flexmail guarda automaticamente o nome desse formulário como a fonte do contacto. Não é necessária qualquer ação da sua parte.
Através de importação
Em cada importação, é-lhe pedido para indicar uma fonte para os contactos nesse ficheiro. Pode selecionar uma fonte existente ou criar uma nova. Utilize um nome que seja significativo e rastreável. Uma designação como "Exportação ficheiro clientes 2025-03" ou "Feira Bruxelas 2025" é muito mais útil do que uma etiqueta genérica.
Adicionados manualmente
Quando adiciona um contacto manualmente, atribui uma fonte no momento da criação. Este é um bom local para registar o contexto específico, por exemplo "Lista de inscrição evento XYZ" ou "Pedido pessoal em conferência."
Os contactos podem ver a sua fonte?
Não. As fontes são internas à sua conta. Os contactos nunca as veem. Servem para ajudar a acompanhar a origem dos seus dados para a sua própria administração e para conformidade com o RGPD.
Um contacto pode ter várias fontes
Se a mesma pessoa se inscrever através de um formulário opt-in e mais tarde for novamente importada a partir de um ficheiro de clientes, ambas as fontes são adicionadas ao seu perfil. As fontes nunca são substituídas, elas acumulam-se. Isto dá-lhe uma visão completa de todos os momentos de contacto pelos quais um contacto entrou na sua base de dados.
RGPD Se um contacto apresentar um pedido de consulta ao abrigo do RGPD, tem a obrigação de indicar quais os dados pessoais que guarda e de onde eles provêm. O campo de fontes é exatamente o local onde essa informação se encontra. Mantenha os nomes das suas fontes claros e rastreáveis.
Fonte de um contacto e fonte de uma escolha de consentimento de rastreio de abertura
A fonte de um contacto indica de onde o contacto provém, como um formulário ou uma importação. Trata-se de um dado diferente da fonte da escolha no registo de consentimento do rastreio de abertura (Opt-in form, Campaign, Profile page, API, Import ou Manual). O Flexmail regista essa última fonte de forma automática no momento em que a escolha é guardada.
Evitar erros comuns
Utilizar nomes de fonte genéricos
Uma fonte com o nome "Importação" ou "Website" não diz nada de útil seis meses depois. Uma fonte com o nome "Inscrição newsletter através da página inicial T1 2025" diz exatamente de onde vieram esses contactos. Reserve um momento para ser específico ao criar nomes de fonte.
Não registar contactos adicionados manualmente
Quando adiciona um contacto após uma chamada telefónica, reunião ou pedido pessoal, registe esse detalhe de imediato com uma fonte específica. Fontes vagas ou em falta em contactos adicionados manualmente são um ponto fraco comum em termos de RGPD, porque não consegue comprovar a proveniência dos dados desse contacto.
Presumir que pode editar ou eliminar fontes
As fontes são adicionadas aos contactos e fazem parte do seu registo de auditoria do RGPD. Não é possível editar nem alterar mais tarde a fonte atribuída a uma importação anterior. Garanta que a define de forma correta logo na importação.
Passos seguintes
- Leia "Adicionar contactos" para ver como as fontes são atribuídas durante o processo de importação.
- Leia "Dados obtidos legitimamente" para obter uma explicação completa sobre as obrigações do RGPD relativas a dados de contacto.
- Leia "Contactos no Flexmail" para uma visão geral de todos os dados guardados num contacto.