Sobre fontes

Uma fonte indica como um contacto chegou à sua base de dados. É um campo obrigatório para cada contacto no

Flexmail e não é apenas um detalhe administrativo. Ao abrigo do RGPD, tem de ser capaz de mostrar de onde provêm os dados pessoais de um contacto se este alguma vez exercer o seu direito de acesso.

Como são atribuídas as fontes

Através de um formulário opt-in

Quando um contacto se subscreve através de um dos seus formulários opt-in, o Flexmail guarda automaticamente o nome desse formulário como a fonte do contacto. Não é necessária qualquer ação da sua parte.

Através de importação

Durante cada importação, é-lhe pedido para especificar uma fonte para os contactos nesse ficheiro. Pode selecionar uma fonte existente ou criar uma nova. Utilize um nome que seja significativo e rastreável. Algo como "Exportação ficheiro clientes 2025-03" ou "Feira Bruxelas 2025" é muito mais útil do que uma etiqueta genérica.

Adicionada manualmente

Quando adiciona um contacto manualmente, atribui uma fonte no momento da criação. Este é um bom lugar para registar o contexto específico, por exemplo "Folha de inscrição evento XYZ" ou "Pedido pessoal numa conferência."

Os contactos podem ver a sua fonte?

Não. As fontes são internas à sua conta. Os contactos nunca as veem. Existem para o ajudar a rastrear a proveniência dos seus dados para os seus próprios registos e para conformidade com o RGPD.

Um contacto pode ter várias fontes

Se a mesma pessoa se subscreve através de um formulário opt-in e é posteriormente importada novamente a partir de um ficheiro de clientes, ambas as fontes são adicionadas ao perfil. As fontes nunca são sobrescritas; acumulam-se. Isto dá-lhe uma imagem completa de todos os pontos de contacto pelos quais um contacto entrou na sua base de dados.

RGPD Se um contacto apresentar um pedido de direito de acesso ao abrigo do RGPD, é obrigado a indicar-lhe quais os dados pessoais que detém e de onde vieram. O seu campo de fontes é exatamente onde essa informação reside. Mantenha os seus nomes de fonte claros e rastreáveis.

Erros comuns a evitar

Utilizar nomes de fonte genéricos

Uma fonte chamada "Importação" ou "Website" não lhe diz nada de útil seis meses depois. Uma fonte chamada "Subscrição newsletter via homepage T1 2025" diz-lhe exatamente de onde vieram esses contactos. Reserve um momento para ser específico ao criar nomes de fonte.

Não registar adições manuais de contactos

Quando adiciona um contacto após uma chamada telefónica, reunião ou pedido pessoal, registe-o imediatamente com uma fonte específica. Fontes vagas ou em falta em contactos adicionados manualmente são um ponto fraco comum do RGPD, uma vez que não consegue demonstrar a origem dos dados desse contacto.

Assumir que pode editar ou eliminar fontes

As fontes são adicionadas aos contactos e fazem parte do seu rasto de auditoria do RGPD. Não pode editar ou alterar retroativamente a fonte atribuída a uma importação passada. Acerte no momento da importação.

Próximos passos

Leia "Adicionar contactos" para ver como as fontes são atribuídas durante o processo de importação
Leia "Dados legitimamente recebidos" para uma explicação completa das obrigações RGPD relativas aos dados de contacto
Leia "Em que consiste um contacto?" para uma visão geral de todos os dados armazenados sobre um contacto