Dados recebidos legitimamente

Antes de importar contactos para o Flexmail, precisa de se certificar de que tem o direito legal de os armazenar e enviar e-mails. Não é apenas um requisito do Flexmail. É uma obrigação do RGPD. Durante cada importação, o Flexmail pede-lhe que confirme isto explicitamente.

O que conta como dados recebidos legitimamente?

Ao abrigo do RGPD, precisa de uma base legal válida para processar dados pessoais. Para e-mail marketing, as bases mais comuns são:

Consentimento: o contacto deu-lhe ativamente permissão para lhe enviar e-mails, por exemplo preenchendo um formulário de opt-in.
Interesse legítimo: tem uma razão de negócio genuína para contactar a pessoa, e o interesse desta em não ser contactada não prevalece sobre o seu. Isto aplica-se de forma mais restrita do que muitas pessoas assumem.
Necessidade contratual: enviar e-mail ao contacto é necessário para cumprir um contrato com ele, como enviar uma confirmação de encomenda ou uma atualização de serviço.

Contactos de formulários de opt-in

Os contactos que se subscrevem através de um formulário de opt-in do Flexmail deram-lhe consentimento documentado e duplamente confirmado. Os seus dados são sempre recebidos legitimamente. O Flexmail trata o processo de confirmação automaticamente.

O que não deve importar

Listas de contactos compradas
Endereços de e-mail extraídos de websites
Contactos que se subscreveram às comunicações de uma organização diferente
Listas antigas onde o consentimento foi recolhido em condições diferentes ou através de uma marca diferente

RGPD O Artigo 6 do RGPD define as bases legais para o processamento de dados pessoais. Se não tiver a certeza se uma lista específica é elegível, consulte gdpr-info.eu/art-6-gdpr/ ou procure aconselhamento jurídico. O Flexmail não pode avaliar se os seus dados específicos foram obtidos legalmente. Essa é a sua responsabilidade como responsável pelo tratamento de dados.

Erros comuns a evitar

Assumir que o consentimento antigo ainda é válido

O consentimento recolhido há anos em termos vagos, como "Aceito receber comunicações dos nossos parceiros", dificilmente cumprirá o requisito do RGPD de consentimento específico, informado e dado livremente. Se não tiver a certeza se o consentimento antigo ainda é válido, é mais seguro executar uma campanha de novo consentimento antes de importar.

Depender excessivamente do interesse legítimo

O interesse legítimo é frequentemente citado como base para enviar e-mails a pessoas que nunca optaram explicitamente. Na prática, o RGPD exige que realize um teste de equilíbrio que demonstre que o seu interesse genuinamente prevalece sobre os direitos de privacidade do contacto. Para e-mail de marketing frio, este limiar raramente é atingido. Em caso de dúvida, use o consentimento.

Importar uma lista comprada sem verificar

As listas compradas quase nunca cumprem os requisitos de consentimento do RGPD. Os contactos forneceram os seus dados a uma organização diferente para fins diferentes. Enviar-lhes e-mails coloca-o em violação e normalmente gera taxas elevadas de queixas, o que prejudica diretamente a sua reputação de envio.

Considerações sobre o RGPD

Como responsável pelo tratamento de dados, é responsável pela legalidade dos dados que traz para o Flexmail. O Flexmail processa esses dados em seu nome como subcontratante, agindo nos termos do acordo de processamento de dados. A base legal para o processamento é sua para determinar e documentar.

Mantenha um registo de como e quando obteve consentimento para cada grupo de contactos. Se alguma vez receber um pedido de acesso de titular de dados ou uma auditoria, essa documentação é a sua prova de conformidade.

Próximos passos

Leia "Adicionar contactos" para o processo completo de importação, incluindo o passo de confirmação de consentimento.
Leia "Gerir contactos na lista negra" se precisar de importar cancelamentos de subscrição anteriores de outra plataforma.
Leia "Sobre origens" para compreender como rastrear a origem dos seus contactos para fins de RGPD.