Atualizar contactos existentes


A base de dados de contactos não tem de ser estática. Quando a informação dos contactos muda, como a empresa, as preferências ou o endereço de e-mail, pode manter o Flexmail atualizado de várias formas. Este artigo explica cada método e descreve como funciona a lógica de atualização.

Antes de começar

Antes de atualizar contactos via importação, confirme se os cabeçalhos das colunas correspondem aos nomes dos campos ou marcadores de posição do Flexmail. Um mapeamento incorreto é a causa mais comum de dados que vão parar ao sítio errado.

Como os contactos podem atualizar os seus próprios dados

Os contactos podem atualizar a sua própria informação através de:

  • A página de perfil: uma página pessoal onde os contactos podem gerir os seus interesses públicos. Pode criar uma ligação para esta página usando o marcador de posição #update# nos seus e-mails. Os campos personalizados e outros dados de contacto não podem ser editados nesta página.
  • Um formulário: se criar um formulário associado à base de dados de contactos e partilhar a ligação, os contactos podem atualizar a sua informação ao preenchê-lo.

Quando um contacto atualiza os seus próprios dados, o Flexmail considera essa informação sempre como a versão mais precisa.

Como pode atualizar contactos

Via importação

A forma mais eficiente de atualizar um grande número de contactos em simultâneo é através de uma nova importação. Quando o Flexmail encontra um endereço de e-mail que já existe na sua conta, atualiza os dados desse contacto em vez de criar um duplicado.

A lógica de atualização funciona da seguinte forma:

  • O valor de um campo só é atualizado se o novo ficheiro contiver um valor diferente e não vazio para esse campo
  • Se uma coluna estiver vazia ou em falta no seu ficheiro, o valor existente permanece inalterado
  • Para campos de escolha múltipla com várias opções, os valores selecionados são substituídos pelo que consta no novo ficheiro
  • As fontes e os interesses nunca são substituídos. Os novos valores são adicionados aos existentes

Na página de detalhes do contacto

Abra a página de detalhes de um contacto a partir da visão geral dos contactos e edite qualquer campo diretamente. As alterações têm efeito imediato.

Via fluxo de trabalho

Os fluxos de trabalho podem atualizar campos de contacto de forma automática com base em ações ou acionadores. Por exemplo, pode configurar um fluxo de trabalho que atualiza um campo "Último evento presencial" quando um contacto clica numa ligação de registo.

O que acontece a endereços de e-mail duplicados num ficheiro?

Se o mesmo endereço de e-mail aparecer mais de uma vez no seu ficheiro de importação, o Flexmail processa as linhas por ordem. A primeira linha define os valores iniciais e cada linha seguinte atualiza-os de acordo com a mesma lógica descrita acima. As fontes e os interesses de todas as linhas são agregados. O resumo da importação apresenta um aviso para linhas duplicadas, para que tenha conhecimento das mesmas.

Erros comuns a evitar

Substituir dados corretos por colunas vazias

Se faltarem no ficheiro de atualização colunas que não pretende alterar, não há problema. O Flexmail não altera esses campos. Mas se uma coluna estiver presente com células vazias, e o contacto existente tiver um valor nesse campo, o Flexmail mantém o valor existente inalterado, já que o novo valor está vazio. Não inclua colunas com valores vazios se pretender limpar um campo. Para isso é necessária outra abordagem.

Esquecer que os campos de escolha múltipla com várias opções são substituídos e não combinados

Ao contrário dos interesses e das fontes, os valores dos campos de escolha múltipla com várias opções são substituídos pelo conteúdo do seu novo ficheiro. Se um contacto tiver selecionado "Bronze" num campo de nível e o ficheiro de atualização deixar esse campo vazio, o valor é apagado. Inclua o valor final pretendido no seu ficheiro de atualização.

Mapeamento de campos incorreto numa nova importação

Se os cabeçalhos das colunas tiverem mudado desde a última importação, verifique o passo de mapeamento com atenção. Uma coluna associada de forma automática ao campo errado pode substituir silenciosamente os dados em toda a sua lista de contactos.

Passos seguintes

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