Atualizar contactos existentes

A base de dados de contactos não tem de ser estática. À medida que a informação dos contactos muda — como a empresa, as preferências ou o endereço de e-mail — pode manter o Flexmail atualizado de várias formas. Este artigo explica cada método e como funciona a lógica de atualização.

Antes de começar

Antes de atualizar contactos via importação, certifique-se de que os cabeçalhos das colunas correspondem aos nomes de campos ou marcadores do Flexmail. Um mapeamento incorreto é a causa mais comum de dados a terminar no lugar errado.

Como os contactos podem atualizar-se a si próprios

Os contactos podem atualizar a própria informação através de:

A página de perfil: uma página pessoal onde os contactos podem gerir os interesses públicos. Pode criar uma ligação para ela usando o marcador #update# nos e-mails. Os campos personalizados e outros detalhes de contacto não podem ser editados nesta página.
Um formulário: se criar um formulário ligado à base de dados de contactos e partilhar a ligação, os contactos podem atualizar a informação preenchendo-o.

Quando um contacto atualiza os próprios dados, o Flexmail trata sempre esses dados como a versão mais precisa.

Como pode atualizar contactos

Via importação

A forma mais eficiente de atualizar um grande número de contactos de uma vez é uma nova importação. Quando o Flexmail encontra um endereço de e-mail que já existe na conta, atualiza o registo desse contacto em vez de criar um duplicado.

A lógica de atualização funciona da seguinte forma:

O valor de um campo só é atualizado quando o novo ficheiro contém um valor diferente e não vazio para esse campo
Se uma coluna estiver vazia ou ausente no ficheiro, o valor existente permanece inalterado
Para campos de escolha múltipla, os valores selecionados são substituídos pelo que está no novo ficheiro
As fontes e os interesses nunca são substituídos. Os novos valores são adicionados aos existentes

Na página de detalhes do contacto

Abra a página de detalhes de um contacto a partir da lista de contactos e edite qualquer campo diretamente. As alterações têm efeito imediato.

Via fluxo de trabalho

Os fluxos de trabalho podem atualizar campos de contacto automaticamente com base em ações ou acionadores. Por exemplo, pode configurar um fluxo de trabalho que atualiza um campo "Último evento frequentado" quando um contacto clica numa ligação de registo.

O que acontece com endereços de e-mail duplicados num ficheiro?

Se o mesmo endereço de e-mail aparecer mais de uma vez no ficheiro de importação, o Flexmail processa as linhas por ordem. A primeira linha define os valores iniciais e cada linha seguinte atualiza-os usando a mesma lógica descrita acima. As fontes e os interesses de todas as linhas são combinados. O resumo da importação mostrará um aviso para linhas duplicadas para que esteja ciente delas.

Erros comuns a evitar

Substituir dados corretos com colunas vazias

Se o ficheiro de atualização não tiver colunas que não quer alterar, não há problema. O Flexmail não tocará nesses campos. Mas se uma coluna estiver presente e as suas células estiverem vazias, e o contacto existente tiver um valor nesse campo, o Flexmail deixa o valor existente inalterado (uma vez que o novo valor está vazio). Não inclua colunas com valores vazios se pretender limpar um campo — isso requer uma abordagem diferente.

Esquecer que os campos de escolha múltipla são substituídos, não fundidos

Ao contrário dos interesses e fontes, os valores dos campos de escolha múltipla são substituídos pelo que está no novo ficheiro. Se um contacto tiver atualmente "Bronze" selecionado num campo de nível e o ficheiro de atualização o deixar em branco, o valor será apagado. Inclua o valor completo pretendido no ficheiro de atualização.

Mapeamento de campos incorreto na reimportação

Se os cabeçalhos das colunas mudaram desde a última importação, verifique cuidadosamente o passo de mapeamento. Uma coluna que mapeie automaticamente para o campo errado pode substituir silenciosamente dados em toda a lista de contactos.

Próximos passos

Leia "Ligar campos da base de dados ao ficheiro de importação" para um guia detalhado sobre o passo de mapeamento
Leia "Gerir os contactos" para ver como editar contactos individuais a partir da lista de contactos
Leia "Sobre fluxos de trabalho" se quiser automatizar atualizações de contactos com base no comportamento de campanha