Introdução aos fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho são cenários automatizados que correm em segundo plano na conta do Flexmail. Depois de configurar um, executa automaticamente sempre que o acionador definido ocorre — sem qualquer intervenção manual. Um contacto subscreve, clica numa ligação, preenche um formulário, chega a uma data, ou satisfaz uma condição, e o fluxo de trabalho entra em ação.

Bem utilizados, os fluxos de trabalho enviam o e-mail certo ao contacto certo no momento exato certo — à escala, sem esforço manual contínuo.

Por que usar fluxos de trabalho?

O principal valor acrescentado dos fluxos de trabalho é que executam uma ação automaticamente sempre que acionada pelo comportamento dos contactos, as interações com a campanha, ou outros eventos. Funcionam, por regras pré-criadas, em segundo plano, sem necessidade de intervenção no momento. Com os fluxos de trabalho, as campanhas nunca adormecem.

Existe uma ampla gama de possibilidades ao usar fluxos de trabalho. Por exemplo, pode enviar mensagens de boas-vindas aos novos subscritores, e-mails de aniversário, mensagens relacionadas com eventos, como lembretes e inquéritos após um evento ter passado, informações adicionais sobre alguns produtos com base nas ligações em que os contactos clicaram, e muitos outros. Os fluxos de trabalho são sempre uma boa ideia para tomar as ações necessárias em cada etapa do ciclo de marketing.

O que os fluxos de trabalho podem fazer

  • Enviar um e-mail de boas-vindas no momento em que alguém se subscreve.
  • Fazer o seguimento automaticamente quando um contacto clica numa ligação específica numa campanha.
  • Enviar um e-mail de aniversário todos os anos com base num campo de data.
  • Alertar a equipa de vendas quando um contacto preenche um formulário de contacto.
  • Orientar novos contactos através de uma série de e-mails de integração ao longo de várias semanas.
  • Remover contactos da base de dados quando satisfazem critérios de inatividade específicos.

Como um fluxo de trabalho é construído

Cada fluxo de trabalho é composto por blocos dispostos numa sequência. Existem cinco tipos:

  • Bloco de início — define quem entra no fluxo de trabalho e o que aciona a entrada.
  • Bloco de envio — envia uma campanha, um SMS ou uma notificação interna a um membro da equipa.
  • Bloco de espera — pausa o fluxo de trabalho por um tempo definido ou até uma condição específica ser satisfeita.
  • Bloco se/senão — divide o fluxo de trabalho em dois caminhos com base numa condição.
  • Bloco de contacto — faz alterações a um contacto.

Liga estes blocos para formar um fluxo que corresponde ao cenário. O fluxo de trabalho processa então cada contacto individualmente à medida que avança.

Quando os fluxos de trabalho fazem sentido

Os fluxos de trabalho são mais valiosos quando a mesma sequência de ações precisa de acontecer repetidamente para contactos diferentes, acionada pelo comportamento individual de cada um. Um e-mail de boas-vindas que vai a cada novo subscritor é um fluxo de trabalho perfeito. Uma campanha única que está a enviar esta sexta-feira não é — isso é uma campanha agendada.

Dica de suporte Comece simples. O primeiro fluxo de trabalho não precisa de ser elaborado — um único e-mail de boas-vindas acionado por uma nova subscrição já é enormemente valioso. Ganhe confiança com cenários simples antes de avançar para sequências de múltiplos passos.

Antes de começar: lista de verificação de planeamento

Um fluxo de trabalho é tão bom quanto o planeamento por trás dele. Percorrer estes quatro passos antes de abrir o construtor de fluxos de trabalho poupará retrabalho significativo mais tarde.

Passo 1: Definir o objetivo

O que pretende que o fluxo de trabalho alcance? Seja específico. "Enviar um e-mail de boas-vindas" é um objetivo. "Melhorar o envolvimento" não é específico o suficiente para desenhar um fluxo de trabalho.

Objetivos comuns de fluxos de trabalho:

  • Dar as boas-vindas a novos subscritores e apresentar a marca.
  • Fazer o seguimento de contactos que clicaram numa ligação específica numa campanha.
  • Registar e confirmar participantes de eventos.
  • Lembrar contactos de uma renovação ou data de expiração próxima.
  • Notificar as vendas quando um lead toma uma ação qualificante.
  • Re-envolver contactos que não abriram um e-mail nos últimos 90 dias.

Passo 2: Definir o público

Quem deve entrar neste fluxo de trabalho? Pense:

  • O que aciona a entrada: uma submissão de formulário, um clique numa ligação, uma data, uma subscrição de interesse?
  • Existem condições que devem excluir alguns contactos mesmo que satisfaçam o acionador?
  • Quer que contactos existentes entrem, ou apenas novos a partir deste ponto?

Passo 3: Mapear a sequência

Antes de construir no Flexmail, esboce o fluxo em papel ou num diagrama simples. Escreva cada passo em ordem: acionador, depois cada e-mail ou ação, com tempos de espera e quaisquer ramificações se/senão. Isto torna a construção muito mais rápida e ajuda a identificar lacunas na lógica antes de causarem problemas.

Dica de suporte Mantenha cada fluxo de trabalho focado num objetivo. Se se encontrar a desenhar um cenário muito longo e complexo, considere dividi-lo em dois ou três fluxos de trabalho menores. Fluxos de trabalho mais simples são mais fáceis de testar, depurar e ajustar.

Passo 4: Preparar o conteúdo

Cada bloco de envio no fluxo de trabalho precisa de uma mensagem. Crie e reveja todas as mensagens que usará antes de ativar o fluxo de trabalho. Verifique que:

  • Cada mensagem tem um propósito claro na sequência.
  • Os marcadores de personalização estão corretos e têm valores de substituição testados.
  • As ligações funcionam corretamente e apontam para os destinos certos.
  • A versão de texto está presente em cada mensagem.

Erros comuns a evitar

  • Ativar um fluxo de trabalho antes de todas as mensagens referenciadas estarem publicadas e verificadas. Um fluxo de trabalho não pode enviar uma mensagem que não existe.
  • Construir tudo num único fluxo de trabalho grande. Fluxos de trabalho longos com múltiplas ramificações são mais difíceis de testar, depurar e manter. Um fluxo de trabalho por objetivo é uma abordagem melhor.
  • Esquecer os contactos existentes. Por predefinição, apenas novos contactos que satisfaçam o acionador entrarão no fluxo de trabalho. Se quiser que contactos existentes sejam incluídos, marque a opção nas definições do bloco de início.
  • Não pensar na condição de saída. Cada contacto que entra num fluxo de trabalho precisa de uma forma lógica de o sair. Consulte "Quando parar a campanha de automatização" para técnicas.

Próximos passos

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