Introdução aos fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho são cenários automatizados executados em segundo plano na sua conta Flexmail. Depois de configurado, o fluxo de trabalho é executado automaticamente sempre que o acionador definido ocorre, sem intervenção manual. Um contacto subscreve, clica numa ligação, preenche um formulário, atinge uma data ou cumpre uma condição, e o fluxo de trabalho entra em ação.

Bem utilizados, os fluxos de trabalho enviam a mensagem de e-mail certa ao contacto certo no momento exato, à escala, sem esforço manual contínuo.

Por que usar fluxos de trabalho?

O principal valor acrescentado dos fluxos de trabalho reside no facto de executarem uma ação automaticamente sempre que o comportamento dos seus contactos, as interações com a campanha ou outros eventos ativam um acionador. Funcionam com base em regras predefinidas, em segundo plano, sem necessidade de intervir no momento. Com os fluxos de trabalho, as suas campanhas nunca dormem.

Existem inúmeras possibilidades ao utilizar fluxos de trabalho. Pode enviar mensagens de boas-vindas a novos subscritores, e-mails de aniversário, mensagens relacionadas com eventos como lembretes e inquéritos após um evento, informações adicionais sobre produtos com base nas ligações em que os contactos clicaram e muito mais. Os fluxos de trabalho são sempre uma boa ideia para executar as ações necessárias em cada etapa do ciclo de marketing.

O que os fluxos de trabalho podem fazer

  • Enviar um e-mail de boas-vindas no momento em que alguém se subscreve.
  • Fazer o seguimento automático quando um contacto clica numa ligação específica numa campanha.
  • Enviar um e-mail de aniversário todos os anos com base num campo de data.
  • Alertar a sua equipa comercial quando um contacto preenche um formulário de contacto.
  • Acompanhar novos contactos através de uma série de e-mails de integração ao longo de várias semanas.
  • Remover contactos da sua base de dados quando cumprem critérios específicos de inatividade.

Como um fluxo de trabalho é construído

Cada fluxo de trabalho é composto por blocos organizados numa sequência. Existem cinco tipos:

  • Bloco de início, define quem entra no fluxo de trabalho e o que aciona a respetiva entrada.
  • Bloco de envio, envia uma campanha, um SMS ou uma notificação interna a um membro da equipa.
  • Bloco de espera, pausa o fluxo de trabalho durante um período definido ou até uma condição específica ser cumprida.
  • Bloco se/senão, divide o fluxo de trabalho em dois caminhos com base numa condição.
  • Bloco de contacto, aplica alterações a um contacto.

Liga estes blocos para criar um fluxo adaptado ao seu cenário. O fluxo de trabalho processa depois cada contacto individualmente à medida que este percorre o fluxo.

Quando os fluxos de trabalho fazem sentido

Os fluxos de trabalho são mais úteis quando a mesma sequência de ações deve ocorrer repetidamente para contactos diferentes, acionada pelo seu comportamento individual. Um e-mail de boas-vindas enviado a cada novo subscritor é um fluxo de trabalho perfeito. Uma campanha única enviada esta sexta-feira não é, sendo antes uma campanha agendada.

Support tip  Comece de forma simples. O seu primeiro fluxo de trabalho não precisa de ser extenso: um único e-mail de boas-vindas acionado por uma nova subscrição já tem um valor enorme. Ganhe confiança com cenários simples antes de avançar para sequências de múltiplos passos.

Antes de começar: lista de verificação de planeamento

Um fluxo de trabalho depende diretamente do planeamento inicial. Ao seguir estes quatro passos antes de abrir o construtor de fluxos de trabalho, poupa trabalho de correção mais tarde.


Passo 1: Defina o seu objetivo

O que pretende alcançar com o fluxo de trabalho? Seja específico. "Enviar um e-mail de boas-vindas" é um objetivo. "Melhorar o envolvimento" não é específico o suficiente para estruturar um fluxo de trabalho.

Objetivos comuns de fluxos de trabalho:

  • Dar as boas-vindas a novos subscritores e apresentar a sua marca.
  • Acompanhar contactos que clicaram numa ligação específica numa campanha.
  • Registar e confirmar participantes num evento.
  • Lembrar os contactos de uma renovação ou data de expiração próxima.
  • Alertar a equipa comercial quando um lead executa uma ação qualificadora.
  • Reativar contactos que não abrem um e-mail há 90 dias.

Passo 2: Defina o seu público-alvo

Quem deve entrar neste fluxo de trabalho? Pense em:

  • O que aciona a entrada: a submissão de um formulário, o clique numa ligação, uma data, a subscrição num interesse?
  • Existem condições que devem excluir certos contactos, mesmo que cumpram o acionador?
  • Quer que os contactos existentes entrem, ou apenas novos contactos a partir deste momento?

Passo 3: Mapeie a sequência

Desenhe o fluxo em papel ou num diagrama simples antes de construir no Flexmail. Escreva cada passo por ordem: acionador, depois cada e-mail ou ação, com tempos de espera e eventuais ramificações se/senão. Este método torna a construção mais rápida e ajuda a detetar falhas de lógica antes de causarem problemas.

Support tip — Mantenha cada fluxo de trabalho focado num único objetivo. Se começar a desenhar um cenário muito longo e complexo, considere dividi-lo em dois ou três fluxos de trabalho mais pequenos. Fluxos de trabalho mais simples são mais fáceis de testar, corrigir e ajustar.

Passo 4: Prepare o seu conteúdo

Cada bloco de envio no seu fluxo de trabalho precisa de uma mensagem. Crie e reveja todas as mensagens que vai utilizar antes de ativar o fluxo de trabalho. Verifique se:

  • Cada mensagem tem um objetivo claro dentro da sequência.
  • Os marcadores de personalização estão corretos e têm valores de contingência testados.
  • As ligações funcionam corretamente e apontam para os destinos certos.
  • A versão de texto está presente em cada mensagem.

Erros comuns a evitar

  • Ativar um fluxo de trabalho antes de todas as mensagens utilizadas estarem publicadas e verificadas. Um fluxo de trabalho não consegue enviar uma mensagem que não existe.
  • Colocar tudo num único fluxo de trabalho grande. Fluxos de trabalho longos com muitas ramificações são mais difíceis de testar, corrigir e manter. Criar um fluxo de trabalho por objetivo é uma abordagem melhor.
  • Esquecer os contactos existentes. Por predefinição, apenas os novos contactos que cumprem o acionador entram no fluxo de trabalho. Se quiser incluir contactos existentes, selecione a opção nas definições do bloco de início.
  • Não planear a condição de saída. Cada contacto que entra num fluxo de trabalho precisa de uma forma lógica de sair. Consulte "Quando parar a sua campanha de automatização" para conhecer as técnicas.

Passos seguintes

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