Introdução ao Flexmail

Bem-vindo ao Flexmail. Este guia acompanha-o em tudo o que precisa de configurar antes de enviar a primeira campanha. Cada passo é simples, e uma vez que os tenha percorrido, terá uma base sólida. A maioria dos utilizadores completa esta configuração em menos de uma hora.

Antes de começar

Para seguir este guia, precisará de:

Uma conta do Flexmail (teste gratuito ou subscrição paga)
Acesso às definições DNS do domínio, ou alguém que o possa ajudar com isso
Uma lista de contactos existentes em formato CSV, se estiver a migrar de outra plataforma
O logótipo da empresa e as cores da marca — os códigos HEX são ideais

A lista de verificação de configuração

Escolher os idiomas de comunicação
Configurar o kit de marca
Configurar a validação do remetente
Configurar a autenticação de e-mail
Configurar os campos personalizados
Configurar interesses
Importar os contactos existentes
Importar cancelamentos de subscrição existentes na lista negra
Criar o primeiro segmento
Criar um formulário de opt-in
Criar o primeiro modelo
Criar um e-mail de boas-vindas
Enviar a primeira campanha

Passo 1: Escolher os idiomas de comunicação

O Flexmail suporta envio multilingue a partir de uma única conta — uma vantagem real se o público abrange comunidades linguísticas. Quando iniciar sessão pela primeira vez, o Flexmail perguntará quais os idiomas que pretende usar.

Se enviar apenas num idioma, o Flexmail simplifica as coisas e oculta as definições de que não precisa. Se selecionar mais de um idioma, também escolherá um idioma de recurso: aquele que o Flexmail usa quando uma tradução não está disponível para um contacto específico.

Dica de suporte Se for uma empresa belga a enviar em neerlandês e francês, o inglês muitas vezes funciona bem como idioma de recurso, pois é amplamente compreendido. Basta adicionar o inglês como idioma de comunicação e selecioná-lo como idioma de recurso.

Passo 2: Configurar o kit de marca

O kit de marca armazena o logótipo, as cores e os tipos de letra. Uma vez configurados, estão disponíveis sempre que cria uma mensagem ou modelo — para não precisar de procurar os códigos HEX de cada vez.

Aceda a Definições, depois a Kit de marca.

Carregue o logótipo
Adicione as cores primária e secundária da marca usando códigos HEX
Selecione os tipos de letra preferidos

Dica de suporte Configure o kit de marca antes de criar quaisquer modelos para que tudo esteja pronto a usar desde o início.

Passo 3: Configurar a validação do remetente

Antes de poder enviar uma campanha, o Flexmail precisa de confirmar que tem acesso ao endereço de e-mail a partir do qual pretende enviar. É um passo único simples por endereço de remetente.

Aceda a Definições, depois a Adicionar ou remover remetentes. Adicione o endereço que pretende usar e o Flexmail enviará um e-mail de confirmação para esse endereço. Clique na ligação nesse e-mail e está pronto. Pode adicionar tantos endereços de remetente quantos precisar.

Passo 4: Configurar a autenticação de e-mail

A autenticação de e-mail diz aos servidores de correio que recebem que os e-mails genuinamente vêm de si. Sem ela, os e-mails têm mais probabilidade de chegar ao spam. O Flexmail usa três padrões de segurança: SPF, DKIM e DMARC.

Depois de ter validado um endereço de remetente, o Flexmail verifica automaticamente se os registos DNS do domínio estão corretamente configurados. Se algo estiver em falta, pode descarregar um ficheiro da conta com as definições exatas que o administrador do domínio precisa de adicionar. As alterações DNS podem demorar 24 a 48 horas a entrar em vigor, o que é completamente normal.

→ Mais sobre a configuração da autenticação de e-mail

RGPD A autenticação de e-mail adequada é um requisito técnico para envio em conformidade com o RGPD. Prova que os e-mails são legítimos e ajuda a proteger os contactos de tentativas de phishing que poderiam fazer-se passar pela marca.

Passo 5: Configurar os campos personalizados

Os campos personalizados permitem armazenar informações extra sobre os contactos para além das predefinições como nome e endereço de e-mail. Pense em campos como nome da empresa, data de nascimento, plano de subscrição, ou qualquer detalhe relevante para o negócio.

Configurá-los antes de importar contactos significa que pode mapear os dados corretamente de imediato, em vez de reimportar mais tarde. Aceda a Definições, depois a Gerir campos personalizados.

Dica de suporte Crie apenas os campos que planeia realmente usar. Um registo de contacto limpo e simples é mais fácil de trabalhar do que um cheio de campos vazios.

Passo 6: Configurar interesses

Os interesses são etiquetas que associa aos contactos para rastrear o que lhes interessa. São uma das ferramentas mais poderosas no Flexmail para enviar e-mails relevantes e direcionados ao longo do tempo.

Os interesses podem ser adicionados a um contacto de várias formas:

Automaticamente, quando um contacto clica numa ligação no e-mail que marcou com um interesse específico
Durante a importação, atribuindo interesses a contactos em massa
Pelo próprio contacto, quando preenche um formulário de opt-in ou atualiza a página de perfil
Via API, para integrações mais avançadas

Não precisa de ter tudo resolvido agora. Comece com as categorias que fazem sentido para o negócio e preencherão naturalmente à medida que os contactos interagem com os e-mails.

Aceda a Contactos, depois a Interesses, para começar.

Passo 7: Importar os contactos existentes

Se já tem uma lista de contactos, pode trazê-los para o Flexmail carregando um ficheiro CSV. O Flexmail acompanha-o no processo passo a passo.

Aceda a Contactos e clique em Adicionar contactos. Carregue o ficheiro, depois faça a correspondência de cada coluna com o campo correto no Flexmail, incluindo quaisquer campos personalizados criados no passo 5.

RGPD Importe apenas contactos que lhe tenham dado permissão clara e documentada para receber e-mails. Importar contactos sem consentimento coloca a entregabilidade em risco e não está em conformidade com o RGPD.

Passo 8: Importar cancelamentos de subscrição existentes na lista negra

Se está a migrar para o Flexmail a partir de outra plataforma, este passo é importante. Qualquer pessoa que tenha cancelado anteriormente a subscrição não deve receber e-mails da nova configuração.

Exporte os cancelamentos de subscrição da plataforma anterior, depois importe essa lista para o separador Lista negra no Flexmail antes de importar os contactos ativos. O Flexmail excluirá automaticamente esses endereços de todas as campanhas futuras.

Atenção Importe sempre os cancelamentos de subscrição antes dos contactos ativos. Ignorar este passo é uma das causas mais comuns de reclamações ao abrigo do RGPD ao mudar de plataforma de e-mail.

Passo 9: Criar o primeiro segmento

Os segmentos permitem definir grupos específicos dentro da lista de contactos para poder enviar e-mails mais relevantes. No Flexmail, os segmentos são construídos a partir de campos de contacto, campos personalizados, interesses e comportamento — e atualizam-se automaticamente à medida que os dados de contacto mudam.

Aceda a Contactos, depois a Segmentos, e clique em Adicionar segmento.

Passo 10: Criar um formulário de opt-in

Um formulário de opt-in permite que os visitantes se subscrevam para os e-mails diretamente a partir do website. Quando alguém preenche o formulário, recebe um e-mail de confirmação. Assim que clicam em confirmar, são adicionados à conta como contacto verificado.

Este processo de double opt-in dá-lhe consentimento documentado para cada contacto — é exatamente o que o RGPD exige. Também significa que a lista se mantém limpa e as taxas de envolvimento se mantêm altas, porque todos na lista genuinamente querem ter notícias.

Aceda a Formulários, depois a Formulários de opt-in, e clique em Criar novo formulário de opt-in. Quando estiver satisfeito com o formulário, gere o código de incorporação e adicione-o ao website.

RGPD O double opt-in é o padrão de ouro para construir uma lista em conformidade com o RGPD. O Flexmail oferece apenas o double opt-in como método de registo, e isso é intencional.

Passo 11: Criar o primeiro modelo

Os modelos poupam tempo e mantêm os e-mails consistentes. Em vez de construir a disposição do zero de cada vez, começa a partir de um modelo e apenas atualiza o conteúdo.

Aceda a Campanhas, depois a Mensagens, e clique em Criar nova mensagem. Use o Construtor de e-mail para desenhar a disposição, adicionar o logótipo e aplicar as cores da marca. Quando estiver satisfeito com o resultado, guarde-o como modelo.

Alguns modelos úteis para criar cedo:

Modelo de newsletter — para partilhar atualizações e artigos
Modelo de tópico único — para mensagens focadas com um apelo à ação claro
Modelo promocional — para ofertas e anúncios de produtos
Modelo de convite para evento — para webinars e eventos presenciais

Dica de suporte Antes de finalizar o modelo, preencha o perfil de teste em Definições. Isto permite pré-visualizar a personalização com dados de contacto realistas para ver exatamente o que os contactos receberão.

Passo 12: Criar um e-mail de boas-vindas

Um e-mail de boas-vindas é a primeira mensagem que um novo subscritor recebe — e define o tom para tudo o que se segue. As pesquisas mostram que 76% das pessoas esperam um e-mail de boas-vindas imediatamente após subscrever, e os subscritores que recebem um mostram 33% mais envolvimento a longo prazo.

Diga aos novos contactos quem é, o que podem esperar e como tirar o máximo partido dos e-mails. Crie a mensagem de boas-vindas no Construtor de e-mail, depois configure um fluxo de trabalho de automatização para enviá-la automaticamente sempre que um novo contacto se juntar à lista.

Passo 13: Enviar a primeira campanha

Crie a campanha escolhendo a mensagem, o endereço de remetente, uma linha de assunto e o segmento que pretende alcançar. Decida se envia imediatamente ou agenda para mais tarde.

Após o envio, verifique os relatórios de campanha para ver como se saiu. A taxa de abertura, taxa de cliques e taxa de cancelamento de subscrição dizem-lhe algo útil sobre como a mensagem foi recebida — e onde pode melhorar da próxima vez.

Erros comuns a evitar

Ignorar a autenticação de e-mail

Muitos utilizadores ignoram os passos 3 e 4 e tentam enviar uma campanha imediatamente. Sem um endereço de remetente validado e registos DNS adequados, os e-mails têm muito mais probabilidade de chegar ao spam ou ser rejeitados completamente. Complete a autenticação antes de enviar qualquer coisa.

Importar contactos sem consentimento documentado

É tentador importar todos os endereços de e-mail que alguma vez recolheu, mas se não consegue apontar para um momento claro em que essas pessoas concordaram em receber e-mails, não deve importá-los. Enviar a pessoas sem consentimento arrisca reclamações de spam, danifica a reputação do remetente e viola o RGPD.

Esquecer de importar os cancelamentos de subscrição primeiro

Se está a migrar de outra plataforma, importar os contactos ativos antes da lista negra é um erro comum. Importe sempre primeiro os cancelamentos de subscrição (passo 8) para que nenhum contacto que optou por sair anteriormente receba acidentalmente a primeira campanha.

Não configurar campos personalizados antes de importar

Se importar contactos antes de configurar os campos personalizados, terá de reimportar ou atualizar manualmente os registos para adicionar esses dados mais tarde. Dedique tempo a criar os campos no passo 5 para que a importação mapeie corretamente desde o início.

Enviar sem um perfil de teste

Os marcadores de personalização como nome próprio ou empresa aparecerão vazios ou com erros na pré-visualização se não tiver preenchido um perfil de teste. Configure-o em Definições antes de pré-visualizar ou testar qualquer mensagem.

Próximos passos

Parabéns por ter concluído a configuração. Aqui estão alguns ótimos próximos passos para tirar ainda mais partido do Flexmail:

Explore a automatização configurando uma sequência de fluxo de trabalho
Execute um teste A/B na próxima campanha para otimizar as linhas de assunto (planos Pro e Premium)
Adicione mais formulários de opt-in em páginas específicas do website para crescer a lista
Configure o rastreamento de ligações para atribuir automaticamente interesses com base no que os contactos clicam