Introdução ao Flexmail

Bem-vindo ao Flexmail. Este guia orienta-o passo a passo em tudo o que precisa de configurar antes de enviar a sua primeira campanha. Cada passo é simples e, depois de os concluir, terá uma base sólida preparada. A maioria dos utilizadores conclui esta configuração em menos de uma hora.

Antes de começar

Para seguir este guia, precisa do seguinte:

• Uma conta Flexmail (período de teste gratuito ou plano pago)
• Acesso às definições de DNS do seu domínio, ou alguém que o possa ajudar
• Uma lista de contactos existentes em formato CSV, se estiver a mudar de outra plataforma
• O logótipo da sua empresa e as cores da marca, de preferência em códigos HEX

Passo 1: Escolha os seus idiomas de comunicação

O Flexmail permite enviar mensagens em vários idiomas a partir de uma única conta, uma grande vantagem se o seu público-alvo abrange várias comunidades linguísticas. Ao iniciar sessão pela primeira vez, o Flexmail pergunta quais os idiomas que quer utilizar.

Se enviar apenas num idioma, o Flexmail mantém a interface simples e oculta as definições de que não precisa. Se selecionar vários idiomas, também escolhe um idioma predefinido de recurso. Este é o idioma que o Flexmail utiliza quando não existe uma tradução disponível para um contacto específico.

Passo 2: Configure o seu Brand kit

No Brand kit, guarda o seu logótipo, cores e tipos de letra. Depois de configurados, ficam disponíveis sempre que cria uma mensagem ou modelo, sem ter de procurar sempre os códigos HEX.

Aceda a Definições e depois a Brand kit.

1. Carregue o seu logótipo
2. Adicione as cores primárias e secundárias da sua marca através de códigos HEX
3. Selecione os seus tipos de letra preferidos

Passo 3: Configure a validação de remetente

Antes de poder enviar uma campanha, o Flexmail precisa de confirmar se tem acesso ao endereço de e-mail que quer utilizar como remetente. Este passo faz-se uma única vez por endereço de remetente.

Aceda a Definições e depois a Adicionar ou remover remetentes. Adicione o endereço que quer utilizar e o Flexmail enviará um e-mail de confirmação para esse endereço. Clique na ligação nesse e-mail e estará pronto para enviar. Pode adicionar quantos endereços de remetente precisar.

Passo 4: Configure a autenticação de e-mail

A autenticação de e-mail indica aos servidores de correio de destino que as suas mensagens vêm mesmo de si. Sem autenticação, o risco de os seus e-mails irem para a pasta de spam aumenta. O Flexmail utiliza três normas de segurança: SPF, DKIM e DMARC.

Assim que validar um endereço de remetente, o Flexmail verifica automaticamente se os registos do domínio estão configurados corretamente. Se faltar alguma coisa, pode descarregar um ficheiro na sua conta com as definições exatas que o administrador do seu domínio precisa de adicionar. As alterações de DNS podem demorar entre 24 e 48 horas a propagar, o que é perfeitamente normal.

Passo 5: Configure os seus campos personalizados

Com os campos personalizados, pode guardar informações adicionais sobre os seus contactos para além dos campos padrão, como nome e endereço de e-mail. Isto inclui dados como o nome da empresa, data de nascimento, tipo de subscrição ou outros detalhes relevantes para a sua organização.

Se configurar estes campos antes de importar contactos, pode associar os seus dados logo de forma correta, sem ter de repetir a importação mais tarde. Aceda a Definições e depois a Gerir campos personalizados.

Passo 6: Configure interesses

Os interesses são etiquetas que associa a contactos para registar os temas que lhes interessam. São uma das ferramentas mais úteis no Flexmail para enviar e-mails relevantes e direcionados a longo prazo.

Os interesses podem ser atribuídos a um contacto de várias formas:

• Automaticamente, quando um contacto clica numa ligação no seu e-mail identificada com um interesse específico
• Durante a importação, ao associar interesses a contactos em massa
• Pelo próprio contacto, ao preencher um formulário de opt-in ou ao atualizar a página de perfil
• Através da API, para integrações mais avançadas

Não precisa de planear tudo agora. Comece com as categorias mais lógicas para a sua organização. Estas serão preenchidas naturalmente à medida que os contactos interagem com os seus e-mails.

Aceda a Contactos e depois a Interesses para começar.

Passo 7: Importe os seus contactos existentes

Se já tem uma lista de contactos, pode importá-la para o Flexmail através de um ficheiro CSV. O Flexmail guia-o passo a passo ao longo do processo.

Aceda a Contactos e clique em Adicionar contactos. Carregue o seu ficheiro e associe cada coluna ao campo correto no Flexmail, incluindo os campos personalizados que criou no passo 5.

Passo 8: Importe as suas anulações de subscrição na Blacklist

Se está a mudar para o Flexmail a partir de outra plataforma, este passo é importante. Qualquer pessoa que tenha cancelado a subscrição anteriormente não deve receber e-mails a partir da sua nova conta.

Exporte a lista de contactos com subscrição cancelada da sua plataforma antiga. Em seguida, importe essa lista no separador Blacklist no Flexmail antes de importar os seus contactos ativos. O Flexmail exclui estes endereços automaticamente de todas as campanhas futuras.

Passo 9: Crie o seu primeiro segmento

Com os segmentos, define grupos específicos dentro da sua lista de contactos para enviar e-mails mais relevantes. No Flexmail, os segmentos são criados com base em campos de contacto, campos personalizados, interesses e comportamento, atualizando-se de forma automática consoante os dados dos contactos mudam.

Aceda a Contactos, depois a Segmentos, e clique em Adicionar segmento.

Passo 10: Crie um formulário de opt-in

Com um formulário de opt-in, os visitantes do seu site podem inscrever-se diretamente para receber os seus e-mails. Quando alguém preenche o formulário, recebe um e-mail de confirmação. Assim que clica para confirmar, o registo entra na sua conta como contacto verificado.

Este processo de double opt-in garante consentimento documentado para cada contacto, cumprindo os requisitos do RGPD. Também mantém a sua lista limpa e taxas de interação elevadas, já que todas as pessoas na lista querem realmente receber as suas comunicações.

Aceda a Formulários, depois a Formulários de opt-in, e clique em Criar novo formulário de opt-in. Quando o formulário estiver pronto, gere o código de incorporação e adicione-o ao seu site.

Passo 11: Crie o seu primeiro modelo

Os modelos poupam tempo e garantem mensagens com apresentação consistente. Em vez de criar o esquema visual do zero em cada envio, começa a partir de um modelo e atualiza apenas o conteúdo.

Aceda a Campanhas, depois a Mensagens, e clique em Criar nova mensagem. Utilize o E-mail Builder para estruturar o esquema, adicionar o seu logótipo e aplicar as cores da sua marca. Quando terminar, guarde a mensagem como modelo.

Modelos úteis para preparar logo de início:

• Modelo de newsletter, para partilhar novidades e artigos
• Modelo de mensagem simples, para comunicações diretas com um único apelo à ação claro
• Modelo promocional, para ofertas e anúncios de produtos
• Modelo de convite para eventos, para webinars e encontros presenciais

Passo 12: Crie um e-mail de boas-vindas

O e-mail de boas-vindas é a primeira mensagem que um novo subscritor recebe e estabelece a relação daí em diante. Dados indicam que 76% das pessoas esperam receber um e-mail de boas-vindas logo após a inscrição, e os subscritores que o recebem mostram uma interação 33% maior a longo prazo.

Explique aos novos contactos quem é, o que podem esperar e como tirar o melhor partido das suas mensagens. Desenhe o e-mail no E-mail Builder e, depois, configure um fluxo de trabalho em Automação para o enviar automaticamente sempre que um novo contacto se inscrever.

Passo 13: Envie a sua primeira campanha

Crie a sua campanha escolhendo a mensagem, o endereço de remetente, a linha de assunto e o segmento que quer alcançar. Escolha se quer enviar a campanha no momento ou agendar para mais tarde.

Depois do envio, consulte os relatórios da campanha para analisar o desempenho. A taxa de abertura, a taxa de cliques e a taxa de anulação de subscrição mostram como a mensagem foi recebida e indicam onde pode melhorar nos próximos envios.

Se a política de consentimento para open tracking estiver ativa, o Flexmail calcula a taxa de abertura apenas sobre os contactos que autorizaram essa monitorização. Saiba mais em Como interpretar os relatórios com a política de consentimento ativa.

Erros comuns a evitar

Ignorar a autenticação de e-mail

Muitos utilizadores ignoram os passos 3 e 4 e tentam enviar logo uma campanha. Sem um endereço de remetente validado e registos de DNS corretos, as suas mensagens correm um risco muito superior de cair no spam ou de serem rejeitadas por completo. Conclua a autenticação antes de qualquer envio.

Importar contactos sem consentimento documentado

É tentador importar todos os endereços que alguma vez recolheu, mas não deve importar nenhum contacto sem conseguir provar quando essa pessoa aceitou receber as suas mensagens. Enviar e-mails a destinatários sem consentimento gera queixas de spam, prejudica a reputação do remetente e infringe o RGPD.

Esquecer de importar as anulações de subscrição primeiro

Ao migrar de outra plataforma, importar contactos ativos antes da Blacklist é um erro comum. Importe sempre os contactos com subscrição cancelada em primeiro lugar (passo 8), evitando que recebam a sua primeira campanha por engano.

Não configurar os campos personalizados antes da importação

Se importar contactos antes de definir os seus campos personalizados, terá de repetir a importação ou atualizar os registos manualmente para incluir esses dados. Reserve algum tempo para criar os campos no passo 5, garantindo que a importação fica correta à primeira.

Enviar sem perfil de teste

As variáveis de personalização, como o primeiro nome ou o nome da empresa, aparecem vazias ou com falhas na pré-visualização caso o perfil de teste não esteja preenchido. Configure esse perfil em Definições antes de pré-visualizar ou testar uma mensagem.

Passos seguintes

Parabéns por concluir a configuração. Seguem-se algumas sugestões para avançar com o Flexmail:

• Explore a automação com uma sequência em fluxos de trabalho
• Execute um teste A/B na próxima campanha para melhorar as suas linhas de assunto (disponível nos planos Pro e Premium)
• Adicione mais formulários de opt-in em páginas específicas do seu site para aumentar a sua lista
• Configure a monitorização de hiperligações para atribuir interesses automaticamente com base nos cliques dos contactos