Os meus e-mails estão a ir para spam

Se uma campanha vai para a caixa de entrada ou para a pasta de spam depende de muitos fatores: as definições do filtro de spam do destinatário, a reputação do domínio de envio, o conteúdo da mensagem, a reputação do IP de envio e muito mais. Não há uma solução única que garanta a colocação na caixa de entrada, mas os passos abaixo abordam as causas mais comuns.

Passo 1: Configurar a autenticação de e-mail

A autenticação de e-mail é o fator mais importante para a entregabilidade. Sem ela, os servidores de correio recetores não têm forma de verificar que a campanha foi enviada legitimamente por si, e muitos encaminharão automaticamente para spam.

O Flexmail usa três registos de autenticação: SPF, DKIM e DMARC. São registos DNS adicionados ao domínio de envio.

Para verificar e configurar a autenticação:

  • Vá a Definições > Adicionar ou remover remetentes
  • Clique em "Configurar autenticação".
  • Na parte inferior da página, gere as chaves DKIM (deixe o seletor como "flexmail").
  • Clique em "Gerar relatório" para descarregar um ficheiro de texto.
  • Envie esse ficheiro ao administrador do domínio. Adicionará os registos ao DNS.
  • Nas 24 a 48 horas seguintes, os indicadores SPF, DKIM e DMARC na conta ficarão verdes.

Dica de suporte Se não tem a certeza de quem gere o DNS do domínio, é normalmente o mesmo fornecedor onde registou o domínio (Combell, Easyhost, TransIP, GoDaddy, One.com, etc.) ou o departamento de TI.

Passo 2: Executar uma verificação de mensagem

A verificação de mensagem incorporada do Flexmail analisa a mensagem para acionadores de spam comuns antes de enviar. Abra a mensagem e clique em Verificação de mensagem para a executar.

Para uma análise externa mais detalhada, pode usar mail-tester.com. Envie uma campanha de teste para o endereço que fornece e receberá uma pontuação de spam com uma análise de problemas específicos a corrigir, como autenticação em falta, problemas de conteúdo ou problemas de ligações.

Passo 3: Rever o assunto

Os filtros de spam verificam os assuntos de perto. Evite o seguinte:

  • Palavras que acionam spam: "promoção", "saldo", "desconto", "grátis", "aja agora", "oferta limitada" e termos comerciais semelhantes.
  • Palavras EM MAIÚSCULAS.
  • Pontuação excessiva: múltiplos pontos de exclamação ou interrogação.
  • Demasiados emoji.
  • Assuntos enganosos ou vagos que não refletem o conteúdo do e-mail.

Passo 4: Verificar o conteúdo da mensagem

O conteúdo e a estrutura da mensagem afetam a pontuação de spam.

Equilíbrio entre texto e imagens

Aponte para aproximadamente 80% texto e 20% imagens. Uma mensagem que é maioritariamente imagens com pouco texto é um sinal de spam comum, porque os filtros de spam não conseguem ler imagens. Uma mensagem que é inteiramente texto é aceitável, mas inteiramente imagens não é.

Tipos de letra e cores

Limite-se a duas ou três cores e dois ou três tipos de letra no total. Conte hiperligações e texto a negrito como elementos visuais. As mensagens excessivamente decoradas são sinalizadas pelos filtros de spam.

Textos alternativos

Adicione texto alternativo a cada imagem. Isso ajuda com a entregabilidade e também garante que a mensagem é legível para os destinatários cujo cliente de e-mail não carrega imagens automaticamente.

Adicionar uma versão de texto

Uma versão de texto da mensagem melhora a entregabilidade e garante a legibilidade em dispositivos que não suportam HTML, como smartwatches. Para gerar uma: clique no ícone de engrenagem junto à mensagem, escolha "Editar versão de texto" e clique em Gerar.

Passo 5: Verificar a identidade do remetente

Use um nome de remetente que identifique claramente a organização. Se alguém subscreveu a newsletter com um nome e recebe e-mails de um nome diferente, é provável que os marque como spam.

Certifique-se de que o endereço de remetente corresponde ao domínio que o público reconhece. Usar um endereço Gmail ou Hotmail pessoal como endereço de remetente para campanhas em massa reduz significativamente a entregabilidade.

Passo 6: Verificar a frequência de envio

Enviar campanhas diariamente aumenta o risco de reclamações de spam e cancelamentos de subscrição. As listas de e-mail enviadas diariamente são sinalizadas pelos filtros de spam mais rapidamente do que as listas semanais ou mensais. Deixe tempo adequado entre campanhas e considere se cada envio é genuinamente valioso para o público.

Campanhas que não chegam a contactos internos

Se as campanhas chegam a destinatários externos mas não a pessoas da sua organização (usando o mesmo domínio que o endereço de remetente), o problema é normalmente a configuração do servidor de correio da empresa.

O servidor de correio interno pode estar configurado para assumir que é o único servidor autorizado a enviar e-mail do domínio. Quando o Flexmail envia uma campanha do endereço, o servidor interno rejeita-a como suspeita.

A solução é adicionar o Flexmail à lista de permissões no servidor de correio interno. Peça ao administrador de TI para permitir o envio a partir do registo SPF do Flexmail: spf.flexmail.eu. Esta abordagem é mais segura do que adicionar endereços IP fixos à lista de permissões, porque os intervalos de IP do Flexmail podem mudar ao longo do tempo.

Atenção Não adicione os endereços IP do Flexmail diretamente à lista de permissões a menos que a equipa de TI o exija especificamente. Use spf.flexmail.eu, que se mantém automaticamente atualizado à medida que a infraestrutura do Flexmail muda.

RGPD Os problemas de entregabilidade são por vezes causados pelo envio a contactos que não consentiram adequadamente. Se a lista contiver contactos comprados ou contactos antigos sem consentimento documentado, a taxa de reclamações de spam será alta. Uma taxa de reclamações elevada danifica permanentemente a reputação de envio. Envie apenas a contactos que deram opt-in ativamente.

Erros comuns a evitar

Corrigir o conteúdo sem verificar primeiro a autenticação

A autenticação de e-mail tem um impacto maior na entregabilidade do que qualquer alteração de conteúdo. Verifique sempre que SPF, DKIM e DMARC estão a verde antes de gastar tempo a ajustar a mensagem.

Enviar uma campanha de reenvolvimento para corrigir um problema de spam

Se as campanhas já estão a ir para spam, enviar mais campanhas não o resolverá. Resolva a causa subjacente primeiro e depois retome o envio.

Ignorar as taxas de reclamações de spam nos relatórios de campanha

Uma taxa de reclamações de spam acima de 0,1% é um sinal de aviso. Reveja os relatórios regularmente. Os contactos que marcam os e-mails como spam são automaticamente colocados em lista negra.

Próximos passos

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