Migrar para o Flexmail a partir de outra plataforma

Mudar de plataforma de e-mail requer planeamento, mas não é tão complexo como parece quando sabe o que esperar. Este artigo explica o que pode trazer da ferramenta atual, o que precisará de reconstruir, como a estrutura do Flexmail corresponde a conceitos que já conhece e o que fazer nos primeiros dias na plataforma.

A coisa mais importante a fazer antes do primeiro envio é importar a lista de supressão — os contactos que cancelaram a subscrição ou que tiveram bounce anteriormente. Tudo o resto pode ser feito em paralelo. Ignore esse passo e arrisca gerar reclamações de spam imediatas, o que prejudicará a reputação do remetente desde o primeiro dia.

Antes de migrar

Da plataforma atual, exporte o seguinte antes de cancelar ou perder o acesso:

  • Os contactos ativos, com todos os campos personalizados, como CSV. Inclua todas as colunas de dados que pretende manter: nome, empresa, idioma, quaisquer dados de segmentação.
  • A lista de supressão: contactos que cancelaram a subscrição, tiveram hard bounce ou foram marcados como spam. Esta é a exportação mais importante. Não a ignore.
  • Os modelos de e-mail, como ficheiros HTML ou capturas de ecrã. Precisará de os recriar no Construtor de e-mail do Flexmail, e ter os originais como referência poupa tempo.
  • A lógica de automatização: documente os fluxos de trabalho existentes — acionadores, condições, ações, timing — antes de perder o acesso. Reconstruirá no Flexmail, e ter notas acelera o processo significativamente.
  • Quaisquer integrações: liste as ferramentas atualmente ligadas à plataforma de e-mail (CRM, e-commerce, formulários web) e anote que dados fluem entre elas. Precisará de as religar.

Importante Se perder o acesso à plataforma anterior antes de exportar a lista de supressão, pode não conseguir reconstruí-la. Enviar a contactos que cancelaram a subscrição anteriormente é uma violação do RGPD e gera reclamações de spam que danificam imediatamente a reputação do remetente. Dê prioridade a esta exportação acima de tudo o resto.

O que pode trazer

A lista de contactos

Qualquer dado de contacto que possa exportar como CSV pode ser importado para o Flexmail. Isto inclui endereços de e-mail, nomes e quaisquer dados de campos personalizados armazenados. Durante a importação, mapeia as colunas do CSV para campos na conta do Flexmail — seja os campos padrão que existem por predefinição ou campos personalizados que cria antecipadamente.

Antes de importar, crie os campos de contacto personalizados no Flexmail que correspondem às colunas de dados que está a trazer. Consulte 'Campos de contacto' para saber como os configurar.

A lista de supressão

Cancelamentos de subscrição, hard bounces e reclamações de spam podem ser importados diretamente para a lista negra do Flexmail. O Flexmail permite importar um CSV de endereços especificamente para a lista negra, para que sejam imediatamente protegidos de envios futuros sem passar pelo fluxo normal de importação de contactos.

Importe-os antes de importar os contactos ativos e certamente antes de enviar a primeira campanha. Consulte 'A lista negra' para o procedimento de importação.

Etiquetas e agrupamentos de contactos

Se a plataforma atual usa etiquetas, grupos ou campos personalizados para segmentar o público, pode transportar estes dados desde que estejam incluídos na exportação CSV. No Flexmail, pode armazenar dados de segmentação em campos de contacto ou como interesses. Depois de importados os dados, pode usá-los para construir segmentos.

O que precisa de reconstruir

Modelos de e-mail e mensagens

Não há um caminho de importação direta para modelos de e-mail de outras plataformas. O HTML de outra ferramenta renderizará frequentemente de forma diferente no editor HTML do Flexmail, e muitas plataformas usam formatos de modelo proprietários que não se transferem limpos.

A abordagem mais fiável é recriar os modelos no Construtor de e-mail do Flexmail usando os designs existentes como referência visual. O construtor usa uma estrutura de blocos de arrastar e largar, pelo que a maioria dos layouts padrão — cabeçalho, corpo, blocos de imagem, rodapé — pode ser reconstruída rapidamente. Se tiver um modelo HTML muito personalizado, também pode usar o editor HTML para colar e adaptar o código existente diretamente.

Automatizações e fluxos de trabalho

A lógica de automatização não se transfere entre plataformas. Precisará de documentar os fluxos de trabalho existentes e recriá-los no módulo de Automatização do Flexmail. Os acionadores, condições e ações disponíveis no Flexmail podem diferir do que está habituado, por isso trate isto como uma reconstrução e não como uma migração.

Antes de ativar as automatizações, teste-as exaustivamente com endereços internos. Consulte 'Fluxos de trabalho' no centro de ajuda para saber como configurar e testar fluxos de trabalho no Flexmail.

Segmentos

As definições de segmento — as regras que determinam quem pertence a um grupo — não podem ser importadas. Recriará os segmentos no Flexmail usando o construtor de segmentos, aplicando condições com base em campos de contacto, interesses, fontes, atividade de campanha ou estado do contacto.

Se a plataforma atual usa segmentos dinâmicos (atualizados automaticamente com base no comportamento), os segmentos do Flexmail funcionam da mesma forma: reavalia a sua composição cada vez que os usa.

Formulários de opt-in e páginas de destino

Os formulários e páginas de destino precisam de ser recriados no Flexmail. Quaisquer códigos de incorporação da plataforma anterior deixarão de funcionar assim que cancelar essa conta. Recrie os formulários de registo usando o construtor de formulários de opt-in do Flexmail e atualize os códigos de incorporação no website.

Integrações

As ligações a outras ferramentas — CRM, plataforma de e-commerce, formulários de website — precisam de ser reconfiguradas para apontar para o Flexmail. Os passos específicos dependem das ferramentas envolvidas. Se existir uma integração nativa no Flexmail, use-a. Para ferramentas sem integração nativa, pode ser usada a API do Flexmail ou uma plataforma de conexão como o Zapier.

Histórico de campanhas e relatórios

Os relatórios históricos de campanhas, taxas de abertura, taxas de cliques e dados de envolvimento da plataforma anterior não podem ser importados. Estes dados ficam com o fornecedor anterior. Se precisar para referência, exporte os relatórios antes de cancelar. O Flexmail começa a construir o histórico de desempenho a partir do primeiro envio.

Como a estrutura do Flexmail corresponde à ferramenta atual

A terminologia e estrutura das plataformas de e-mail diferem significativamente. A tabela abaixo mapeia os conceitos mais comuns de ferramentas como Mailchimp e ActiveCampaign para os equivalentes no Flexmail.

Campanhas e mensagens

Na maioria das plataformas, uma campanha é um único objeto que contém tanto o conteúdo do e-mail como as definições de envio. No Flexmail estas são separadas: cria uma mensagem (o próprio e-mail) e depois usa-a numa campanha, numa automatização ou num fluxo transacional. A mesma mensagem pode ser reutilizada em múltiplos envios, e pode dar a membros da equipa ou agências acesso para criar mensagens sem lhes dar acesso para enviar campanhas. Consulte "Mensagens e campanhas: como funcionam juntas" para a explicação completa.

Múltiplas listas ou públicos

Plataformas como o Mailchimp organizam os contactos em listas ou públicos separados. Cada lista é independente: um contacto numa lista é separado de um contacto com o mesmo endereço de e-mail noutra lista, mesmo que seja a mesma pessoa.

O Flexmail usa uma única base de dados de contactos. Cada contacto existe uma vez. Em vez de gerir múltiplas listas, usa segmentos para filtrar e segmentar diferentes grupos de contactos para cada campanha. Se anteriormente geria cinco públicos separados, no Flexmail esses tornam-se cinco segmentos dentro de uma base de dados.

Dica de suporte Esta é a maior diferença estrutural para pessoas que migram de plataformas com múltiplas listas. Não tente recriar as listas separadas importando cada uma como um lote novo sem desduplicação — acabará com contactos duplicados e problemas de faturação. Importe todos os contactos ativos de uma vez (ou em lotes claramente geridos) e use segmentos para replicar a lógica de segmentação que tinha antes.

Etiquetas

As etiquetas noutras plataformas (usadas para rotular contactos individuais com categorias ou marcadores de comportamento) correspondem mais de perto a interesses no Flexmail. Os interesses são etiquetas que pode atribuir a contactos e usar como condições de segmento. Se o CSV incluir uma coluna de etiquetas, pode importar esses valores e mapeá-los para interesses durante o processo de importação.

Grupos e preferências de subscritores

Os grupos de contactos ou categorias de preferências de subscritores de outras plataformas podem ser recriados como interesses ou como um campo de contacto de escolha múltipla no Flexmail. Os interesses funcionam bem quando quer que os contactos selecionem as suas preferências através de um formulário. Um campo de contacto funciona melhor para classificações internas que os contactos não gerem eles próprios.

Automatizações e sequências de drip

Os fluxos de trabalho de automatização noutras ferramentas têm equivalentes diretos no módulo de Automatização do Flexmail. As automatizações do Flexmail são construídas em torno de acionadores (um contacto é adicionado, uma data é atingida, uma campanha é aberta), condições (valores de campos de contacto, interesses, filiação a segmentos) e ações (enviar uma mensagem, adicionar um interesse, aguardar um período). A lógica é a mesma que na maioria das plataformas com capacidade de automatização; a interface e as ações disponíveis diferem.

Double opt-in

O Flexmail é uma plataforma exclusivamente de double opt-in. Cada contacto deve confirmar a subscrição clicando numa ligação num e-mail de confirmação antes de ser adicionado como contacto ativo. Isto não é opcional. Se a plataforma anterior permitia single opt-in e tem contactos que nunca passaram por um passo de confirmação, esses contactos estão não confirmados nos termos do Flexmail. Não podem receber campanhas até confirmarem. Consulte 'Por que o Flexmail apenas oferece double opt-in' para a explicação completa.

E-mail transacional

Se a plataforma atual trata tanto e-mails de marketing como transacionais (confirmações de encomenda, redefinições de senha) através do mesmo sistema, precisará de decidir como tratar as mensagens transacionais no Flexmail. O Flexmail mantém o e-mail de marketing e transacional em infraestruturas separadas. O e-mail transacional no Flexmail usa uma API separada e requer a sua própria configuração. Consulte 'Introdução à API transacional' para detalhes.

O processo de migração

Trabalhe nestes passos por ordem. Os passos 1 a 3 devem ser feitos antes de enviar qualquer coisa.

  1. Exporte da plataforma atual: contactos ativos (CSV com todos os campos), lista de supressão (CSV de cancelamentos de subscrição e hard bounces), modelos (HTML ou capturas de ecrã), documentação de automatização e quaisquer relatórios que queira guardar para referência.
  2. Configure a conta do Flexmail: valide o endereço do remetente, configure a autenticação SPF, DKIM e DMARC para o domínio de envio e configure as definições de bounce. Consulte 'Introdução ao Flexmail' e 'Validação do remetente e autenticação de e-mail'.
  3. Importe a lista de supressão para a lista negra do Flexmail. Faça isto antes de qualquer importação de contactos. Consulte 'A lista negra'.
  4. Crie os campos de contacto personalizados no Flexmail para corresponder às colunas de dados do CSV de contactos. Consulte 'Campos de contacto'.
  5. Importe os contactos ativos. Mapeie as colunas do CSV para campos de contacto do Flexmail durante a importação. Consulte 'Adicionar contactos'.
  6. Recrie os segmentos. Use os dados de contacto importados para construir segmentos que replicam a lógica de segmentação. Consulte 'Sobre segmentos'.
  7. Reconstrua os modelos de e-mail no Construtor de e-mail ou editor HTML.
  8. Recrie os formulários de opt-in e atualize os códigos de incorporação no website.
  9. Reconstrua as automatizações e teste-as antes de as ativar.
  10. Religue as integrações.
  11. Envie a primeira campanha para um segmento pequeno e altamente envolvido. Não envie para a lista completa no primeiro dia. Consulte 'Compreender a reputação do remetente' para perceber por que isto é importante e como aquecer o envio corretamente.

Erros comuns a evitar

Ignorar a importação da lista de supressão

Este é o erro mais consequente em qualquer migração. Os contactos que cancelaram a subscrição na plataforma anterior esperam não ter notícias. Enviar-lhes é tanto uma violação do RGPD como uma fonte imediata de reclamações de spam. Importe a lista de supressão antes de qualquer outra coisa.

Enviar para a lista completa no primeiro dia

A nova conta do Flexmail está a enviar a partir de um endereço IP sem histórico. Os ISPs tratam isto com cautela. Enviar uma grande campanha imediatamente de um IP frio é uma das formas mais rápidas de danificar a reputação do remetente antes de ter construído qualquer sinal positivo. Comece com um segmento pequeno e envolvido e escale ao longo de várias semanas.

Tentar recriar múltiplas listas como importações separadas

Se geriu múltiplos públicos separados na plataforma anterior, o instinto é recriar cada um como uma importação separada. No modelo de base de dados única do Flexmail, isto leva a contactos duplicados e contagens de contactos ativos infladas, o que afeta o escalão de faturação. Importe todos os contactos ativos de uma vez, com desduplicação, e use segmentos para replicar a segmentação que tinha antes.

Não testar automatizações antes de as ativar

A lógica de automatização que funcionava numa plataforma não se traduz automaticamente de forma correta para outra. Teste cada fluxo de trabalho com endereços de e-mail internos antes de o ativar para contactos reais. Uma automatização mal configurada pode enviar mensagens duplicadas ou disparar em sequências não intencionais.

Cancelar a conta anterior antes de ter tudo

Uma vez fechada a conta anterior, o acesso aos dados geralmente desaparece. Exporte tudo o que pode precisar — dados de contacto, listas de supressão, modelos, relatórios, documentação de automatização — antes de cancelar. É muito mais fácil exportar dados de que acaba por não precisar do que perder dados de que precisava.

Próximos passos

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